SOP Perhitungan Poin Berkas Pendaftaran
Kode Dokumen: SOP-SPMB-POIN-01 Versi: 1.0 (12-11-2020) Tanggal Efektif: (12-12-2020) Disusun oleh: Admin SPMB/BAAK Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang APK
1. Tujuan
Menetapkan prosedur baku untuk mengatur dan menghitung poin berkas pendaftaran pada Modul SPMB, yang berdampak pada proses perhitungan UKT.
2. Ruang Lingkup
Berlaku untuk pengaturan poin di Referensi → Seleksi → Syarat Seleksi dan Referensi → Seleksi → Pilihan Syarat pada Modul SPMB, serta penerapan perhitungannya terhadap skor pendaftar.
3. Definisi
Syarat Seleksi: Entitas syarat/berkas yang diberi poin dasar (weight). Pengaturan di Referensi → Seleksi → Syarat Seleksi.
Pilihan Syarat (Sub-Syarat): Opsi di bawah syarat tertentu, masing-masing memiliki poin pilihan. Diatur di Referensi → Seleksi → Pilihan Syarat.
Validasi Admin: Status bahwa berkas pendaftar sudah divalidasi; hanya setelah validasi poin berkontribusi pada total.
4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)
Menetapkan poin Syarat Seleksi
R
C
I
I
Menetapkan poin Pilihan Syarat
R
C
I
I
Validasi berkas pendaftar
R
C
I
I
Monitoring dampak ke UKT
I
I
R/A
I
R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed
5. Prasyarat
Daftar syarat & sub-syarat beserta bobot poin telah disepakati lintas unit.
Hak akses ke menu Referensi → Seleksi tersedia untuk Admin SPMB.
Mekanisme validasi berkas berjalan (agar poin tercatat pada total).
6. Prosedur Operasional
6.1. Tetapkan Poin Syarat Seleksi
Masuk Modul SPMB → Referensi → Seleksi → Syarat Seleksi, tetapkan poin untuk setiap syarat/berkas yang menjadi penilaian. Simpan.
6.2. Tetapkan Poin Pilihan Syarat (Jika Ada)
Jika suatu syarat memiliki sub-opsi, buka Modul SPMB → Referensi → Seleksi → Pilihan Syarat, pilih syaratnya, lalu isikan poin untuk tiap pilihan (A/B/C, dst). Simpan.
6.3. Validasi Berkas Pendaftar
Pastikan berkas yang diajukan pendaftar divalidasi Admin; poin baru dihitung setelah validasi.
6.4. Rumus Perhitungan
Untuk sebuah syarat D dengan poin syarat = 𝑤, dan pendaftar memilih Pilihan Syarat = p, maka poin berkas yang diperoleh: Skor(berkas D) = 𝑤 × p (berlaku setelah validasi Admin). Contoh pada artikel: jika poin syarat D = 2 dan dipilih Pilihan Syarat C = 4, maka skor berkas D = 2 × 4 = 8.
Catatan: Poin berkas ini mempengaruhi perhitungan UKT pada proses berikutnya sesuai kebijakan kampus.
7. Kriteria Keberterimaan
Seluruh syarat yang dipakai seleksi memiliki poin pada Syarat Seleksi.
Jika ada sub-opsi, setiap Pilihan Syarat sudah diberi poin.
Berkas pendaftar divalidasi Admin sehingga skor berkas terhitung.
Perhitungan skor mengikuti rumus poin syarat × poin pilihan (bila ada).
8. Pengendalian & Audit
Simpan tangkapan layar halaman konfigurasi Syarat Seleksi dan Pilihan Syarat.
Lakukan uji contoh (sample) untuk memastikan skor mengikuti rumus × dan hanya tercatat setelah validasi.
9. Penanganan Kendala (Exception)
Poin berkas tidak muncul
Skor total tidak bertambah
Berkas belum divalidasi Admin
Validasi berkas lalu cek ulang skor.
Opsi Pilihan Syarat tidak ada
Tidak bisa set poin sub-opsi
Pilihan Syarat belum dibuat
Tambahkan di Referensi → Seleksi → Pilihan Syarat.
Skor tidak sesuai ekspektasi
Nilai tidak mengikuti 𝑤 × p
Poin syarat/pilihan salah input
Audit ulang input poin & simulasikan contoh (mis. 2 × 4 = 8).
10. SLA & Komunikasi
Penetapan/ubah poin syarat & pilihan: ≤ 1 hari kerja per angkatan/gelombang.
Verifikasi sampel perhitungan: ≤ 2 jam setelah konfigurasi.
11. Rekaman Wajib
Dokumen keputusan bobot poin.
Screenshot konfigurasi Syarat Seleksi & Pilihan Syarat.
Lembar uji contoh perhitungan (termasuk contoh 2 × 4 = 8).
12. Riwayat Perubahan
v1.0 (12-11-2020)
Lampiran — Flowchart Perhitungan Poin (Dalam Tabel)
Legenda simbol: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→ aliran.
Tabel L1. Alur Utama (dengan kolom Waktu)
No
Kegiatan
Admin SPMB/BAAK
Prodi/Tim Seleksi
Kelengkapan
Waktu
Output
Ket.
1
Mulai
◯
—
—
—
START
2
Tetapkan poin Syarat Seleksi
▭ ↓ (Referensi → Seleksi → Syarat Seleksi)
Cek daftar syarat
Draft bobot
±30–60 mnt
Poin syarat tersimpan
3
Tetapkan poin Pilihan Syarat (jika ada)
▭ ↓ (Referensi → Seleksi → Pilihan Syarat)
Review sub-opsi
Daftar sub-opsi
±30–60 mnt
Poin pilihan tersimpan
4
Keputusan: syarat punya sub-opsi?
◇ YA→3 / TIDAK→5
—
±5 mnt
—
—
5
Validasi berkas pendaftar
▭ ↓
Cek kelayakan
Berkas terunggah
berjalan
Status valid
Poin dihitung setelah validasi
6
Hitung skor berkas (otomatis)
▭ ↓
Konfigurasi 𝑤 & p
otomatis
Skor = 𝑤 × p
Contoh 2×4=8
7
Integrasi ke proses UKT
▭ ↓
—
otomatis
Skor berpengaruh ke UKT
8
Selesai
◯
—
—
Arsip bukti
END
Tabel L2. Contoh Perhitungan (dari artikel)
Syarat
Poin Syarat (𝑤)
Pilihan Syarat
Poin Pilihan (p)
Status Validasi
Skor = 𝑤 × p
D
2
C
4
Sudah divalidasi Admin
8
Last updated