SOP Perhitungan Poin Berkas Pendaftaran

Kode Dokumen: SOP-SPMB-POIN-01 Versi: 1.0 (12-11-2020) Tanggal Efektif: (12-12-2020) Disusun oleh: Admin SPMB/BAAK Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang APK

---

1. Tujuan

Menetapkan prosedur baku untuk mengatur dan menghitung poin berkas pendaftaran pada Modul SPMB, yang berdampak pada proses perhitungan UKT.

2. Ruang Lingkup

Berlaku untuk pengaturan poin di Referensi → Seleksi → Syarat Seleksi dan Referensi → Seleksi → Pilihan Syarat pada Modul SPMB, serta penerapan perhitungannya terhadap skor pendaftar.

3. Definisi

• Syarat Seleksi: Entitas syarat/berkas yang diberi poin dasar (weight). Pengaturan di Referensi → Seleksi → Syarat Seleksi.

• Pilihan Syarat (Sub-Syarat): Opsi di bawah syarat tertentu, masing-masing memiliki poin pilihan. Diatur di Referensi → Seleksi → Pilihan Syarat.

• Validasi Admin: Status bahwa berkas pendaftar sudah divalidasi; hanya setelah validasi poin berkontribusi pada total.

4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas	Admin SPMB/BAAK	Prodi/Tim Seleksi	Keuangan	Admin TIPD
Menetapkan poin Syarat Seleksi	R	C	I	I
Menetapkan poin Pilihan Syarat	R	C	I	I
Validasi berkas pendaftar	R	C	I	I
Monitoring dampak ke UKT	I	I	R/A	I
R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed

5. Prasyarat

1. Daftar syarat & sub-syarat beserta bobot poin telah disepakati lintas unit.

2. Hak akses ke menu Referensi → Seleksi tersedia untuk Admin SPMB.

3. Mekanisme validasi berkas berjalan (agar poin tercatat pada total).

6. Prosedur Operasional

6.1. Tetapkan Poin Syarat Seleksi

Masuk Modul SPMB → Referensi → Seleksi → Syarat Seleksi, tetapkan poin untuk setiap syarat/berkas yang menjadi penilaian. Simpan.

6.2. Tetapkan Poin Pilihan Syarat (Jika Ada)

Jika suatu syarat memiliki sub-opsi, buka Modul SPMB → Referensi → Seleksi → Pilihan Syarat, pilih syaratnya, lalu isikan poin untuk tiap pilihan (A/B/C, dst). Simpan.

6.3. Validasi Berkas Pendaftar

Pastikan berkas yang diajukan pendaftar divalidasi Admin; poin baru dihitung setelah validasi.

6.4. Rumus Perhitungan

Untuk sebuah syarat D dengan poin syarat = 𝑤, dan pendaftar memilih Pilihan Syarat = p, maka poin berkas yang diperoleh: Skor(berkas D) = 𝑤 × p (berlaku setelah validasi Admin). Contoh pada artikel: jika poin syarat D = 2 dan dipilih Pilihan Syarat C = 4, maka skor berkas D = 2 × 4 = 8.

Catatan: Poin berkas ini mempengaruhi perhitungan UKT pada proses berikutnya sesuai kebijakan kampus.

7. Kriteria Keberterimaan

• Seluruh syarat yang dipakai seleksi memiliki poin pada Syarat Seleksi.

• Jika ada sub-opsi, setiap Pilihan Syarat sudah diberi poin.

• Berkas pendaftar divalidasi Admin sehingga skor berkas terhitung.

• Perhitungan skor mengikuti rumus poin syarat × poin pilihan (bila ada).

8. Pengendalian & Audit

• Simpan tangkapan layar halaman konfigurasi Syarat Seleksi dan Pilihan Syarat.

• Lakukan uji contoh (sample) untuk memastikan skor mengikuti rumus × dan hanya tercatat setelah validasi.

9. Penanganan Kendala (Exception)

Kendala	Gejala	Penyebab	Tindakan
Poin berkas tidak muncul	Skor total tidak bertambah	Berkas belum divalidasi Admin	Validasi berkas lalu cek ulang skor.
Opsi Pilihan Syarat tidak ada	Tidak bisa set poin sub-opsi	Pilihan Syarat belum dibuat	Tambahkan di Referensi → Seleksi → Pilihan Syarat.
Skor tidak sesuai ekspektasi	Nilai tidak mengikuti 𝑤 × p	Poin syarat/pilihan salah input	Audit ulang input poin & simulasikan contoh (mis. 2 × 4 = 8).

10. SLA & Komunikasi

• Penetapan/ubah poin syarat & pilihan: ≤ 1 hari kerja per angkatan/gelombang.

• Verifikasi sampel perhitungan: ≤ 2 jam setelah konfigurasi.

11. Rekaman Wajib

• Dokumen keputusan bobot poin.

• Screenshot konfigurasi Syarat Seleksi & Pilihan Syarat.

• Lembar uji contoh perhitungan (termasuk contoh 2 × 4 = 8).

12. Riwayat Perubahan

• v1.0 (12-11-2020)

---

Lampiran — Flowchart Perhitungan Poin (Dalam Tabel)

Legenda simbol: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→ aliran.

Tabel L1. Alur Utama (dengan kolom Waktu)

No	Kegiatan	Admin SPMB/BAAK	Prodi/Tim Seleksi	Kelengkapan	Waktu	Output	Ket.
1	Mulai	◯		—	—	—	START
2	Tetapkan poin Syarat Seleksi	▭ ↓ (Referensi → Seleksi → Syarat Seleksi)	Cek daftar syarat	Draft bobot	±30–60 mnt	Poin syarat tersimpan
3	Tetapkan poin Pilihan Syarat (jika ada)	▭ ↓ (Referensi → Seleksi → Pilihan Syarat)	Review sub-opsi	Daftar sub-opsi	±30–60 mnt	Poin pilihan tersimpan
4	Keputusan: syarat punya sub-opsi?	◇ YA→3 / TIDAK→5		—	±5 mnt	—	—
5	Validasi berkas pendaftar	▭ ↓	Cek kelayakan	Berkas terunggah	berjalan	Status valid	Poin dihitung setelah validasi
6	Hitung skor berkas (otomatis)	▭ ↓		Konfigurasi 𝑤 & p	otomatis	Skor = 𝑤 × p	Contoh 2×4=8
7	Integrasi ke proses UKT	▭ ↓		—	otomatis	Skor berpengaruh ke UKT
8	Selesai	◯		—	—	Arsip bukti	END

Tabel L2. Contoh Perhitungan (dari artikel)

Syarat	Poin Syarat (𝑤)	Pilihan Syarat	Poin Pilihan (p)	Status Validasi	Skor = 𝑤 × p
D	2	C	4	Sudah divalidasi Admin	8

---