SOP Pembatalan & Generate Ulang NIM pada PMB

Kode Dokumen: SOP-SPMB-NIM-01 Versi: 1.0 (04-04-2024) Tanggal Efektif: (04-04-202) Disusun oleh: Admin PMB/BAAK Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang APK

1. Tujuan

Memberikan prosedur baku saat terjadi kekeliruan penetapan prefix/format NIM sehingga perlu membatalkan NIM lama dan meng-generate NIM baru yang sesuai aturan kampus.

2. Ruang Lingkup

Berlaku untuk proses pembatalan NIM dan generate ulang NIM pada Modul PMB , dilaksanakan oleh Admin PMB/BAAK.

3. Definisi

  • NIM: Nomor Induk Mahasiswa yang dibentuk sesuai kode/prefix institusi.

  • Generate NIM: Fitur untuk menerbitkan NIM otomatis menurut kode/prefix yang ditentukan.

  • Data Batal NIM: Daftar jejak NIM yang sudah dibatalkan dan harus dihapus agar nomor lama tidak terpakai kembali.

4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas
Admin PMB/BAAK
Prodi
Keuangan/BAU
Admin TIPD

Verifikasi kebutuhan perubahan prefix

R

C

I

I

Pembatalan NIM pada menu Kelulusan

R

I

I

I

Hapus Data Batal NIM

R

I

I

I

Generate ulang NIM

R

I

I

I

Dukungan teknis (akses/galat)

I

I

I

R

R=Responsible, C=Consulted, I=Informed

5. Prasyarat

  1. Aturan prefix/format NIM yang benar sudah ditetapkan. Panduan Pembatalan NIM pada Mod…

  2. Admin memiliki hak akses menu Kelulusan di Modul PMB. Panduan Pembatalan NIM pada Mod…

6. Prosedur Operasional

6.1. Batalkan NIM Lama

  1. Buka Kelulusan → Generate Mahasiswa.

  2. Lakukan pembatalan NIM pada calon mahasiswa yang terdampak.

6.2. Hapus Data Batal NIM

  1. Masuk ke Kelulusan → Pembatalan NIM.

  2. Hapus entri NIM yang tadi dibatalkan hingga daftar bersih. (Langkah ini krusial agar nomor lama tidak “dipinjamkan” lagi saat generate ulang).

6.3. Generate NIM Ulang (Setelah Prefix Diperbaiki)

  1. Pastikan konfigurasi prefix NIM sudah benar.

  2. Lakukan generate NIM kembali; sistem akan menerbitkan NIM sesuai aturan prefix terbaru.

Catatan penting: Jika setelah prefix diganti dan generate ulang masih muncul NIM lama, cek apakah Data Batal NIM sudah dihapus (Langkah 6.2). Jika tidak dihapus, NIM lama bisa teralokasi lagi pada pendaftar berikutnya. Panduan Pembatalan NIM pada Mod…

7. Kriteria Keberterimaan

  • NIM lama berstatus dibatalkan pada menu Kelulusan. Panduan Pembatalan NIM pada Mod…

  • Data Batal NIM kosong/bersih untuk entitas yang dibatalkan.

  • NIM baru terbit sesuai prefix yang benar setelah generate ulang.

8. Pengendalian & Audit

  • Simpan log/screenshot sebelum & sesudah pembatalan, halaman Pembatalan NIM, dan bukti generate ulang.

  • Rekap daftar mahasiswa terdampak dan nomor NIM baru yang terbit.

9. Penanganan Kendala (Exception)

Kendala
Gejala
Akar Penyebab
Tindakan

NIM baru tetap mengikuti nomor lama

Hasil generate ulang = NIM lama

Data Batal NIM belum dihapus

Hapus Data Batal NIM lalu generate ulang.

Panduan Pembatalan NIM pada Mod…

Tidak bisa batalkan NIM

Opsi tidak muncul/galat akses

Hak akses menu Kelulusan

Minta pelimpahan akses ke Admin SI/TI.

Panduan Pembatalan NIM pada Mod…

Nomor loncat/tidak sesuai pola

Inkonstistensi prefix/aturan

Prefix belum diperbaiki

Perbaiki aturan prefix, ulangi 6.1–6.3.

Panduan Pembatalan NIM pada Mod…

10. SLA & Komunikasi

  • Pembatalan & penghapusan data batal untuk ≤50 mahasiswa: ≤1 hari kerja.

  • Generate ulang NIM setelah prefix benar: ≤2 jam kerja.

  • Notifikasi internal ke Prodi/Keuangan setelah NIM baru terbit: H+0.

11. Rekaman Wajib

  • Daftar mahasiswa terdampak (lama → baru).

  • Bukti pembatalan (Kelulusan → Generate Mahasiswa), bukti penghapusan (Kelulusan → Pembatalan NIM), dan bukti generate ulang.

12. Riwayat Perubahan

  • v1.0 (04-04-2024): SOP disusun dari artikel “Panduan Pembatalan NIM pada Modul PMB”.

Tabel L1. Alur Utama — Pembatalan & Generate Ulang NIM (Dengan Kolom Waktu)

No

Kegiatan

Admin PMB/BAAK

Kelengkapan

Waktu

Output

Ket.

1

Mulai

◯

—

—

—

START

2

Batalkan NIM (Kelulusan → Generate Mahasiswa)

▭ ↓

Daftar calon mhs terdampak

±1–3 mnt/mhs (±30–60 mnt/50 mhs)

NIM berstatus batal

—

3

Hapus Data Batal NIM (Kelulusan → Pembatalan NIM)

▭ ↓

Daftar batal NIM

±3–5 mnt/batch

Daftar batal bersih

Penting agar nomor lama tidak terpakai lagi

4

Generate NIM ulang (setelah prefix benar)

▭ ↓

Aturan/prefix NIM

±1–3 mnt/mhs

NIM baru terbit

—

5

Keputusan: NIM baru sesuai?

◇ YA→6 / TIDAK→3

—

±1–2 mnt

—

Jika tidak sesuai, ulangi hapus Data Batal NIM (Langkah 3)

6

Selesai

◯

—

—

Arsip bukti

END

Lampiran — Flowchart Pembatalan & Generate Ulang NIM (Dalam Tabel)

Legenda: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→.

Tabel L1. Alur Utama

No

Kegiatan

Admin PMB/BAAK

Kelengkapan

Waktu

Output

Ket.

1

Mulai

◯

—

—

—

START

2

Batalkan NIM (Kelulusan → Generate Mahasiswa)

▭ ↓

Daftar calon mhs terdampak

±1–3 mnt/mhs (±30–60 mnt/50 mhs)

NIM berstatus batal

—

3

Hapus Data Batal NIM (Kelulusan → Pembatalan NIM)

▭ ↓

Daftar batal NIM

±3–5 mnt/batch

Daftar batal bersih

Penting agar nomor lama tidak terpakai lagi

4

Generate NIM ulang (setelah prefix benar)

▭ ↓

Aturan/prefix NIM

±1–3 mnt/mhs

NIM baru terbit

—

5

Keputusan: NIM baru sesuai?

◇ YA→6 / TIDAK→3

—

±1–2 mnt

—

Jika tidak sesuai, ulangi hapus Data Batal NIM (Langkah 3)

6

Selesai

◯

—

—

Arsip bukti

END

Tabel L2. Penanganan Kendala

Kode
Masalah
Penyebab
Tindakan
Rujukan

X1

Generate ulang masih keluarkan NIM lama

Data Batal NIM belum dihapus

Hapus data batal → generate ulang

Panduan Pembatalan NIM pada Mod…

X2

Menu tidak muncul

Hak akses kurang

Ajukan akses ke Admin SI/TI

Panduan Pembatalan NIM pada Mod…

PreviousSOP Pengaturan Nomor WhatsApp pada SPMB FrontNextSOP Perhitungan Poin Berkas Pendaftaran

Last updated