SOP Pengaturan Nomor WhatsApp pada SPMB Front

Kode Dokumen: SOP-SPMB-WA-01 Versi: 1.0 (07-04-2020) Tanggal Efektif: (07-05-2020) Disusun oleh: Admin SPMB/BAAK Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang APK

---

1. Tujuan

Menetapkan prosedur baku untuk menampilkan/memperbarui nomor WhatsApp PMB pada halaman SPMB Front melalui modul Administrasi Aplikasi .

2. Ruang Lingkup

Berlaku untuk konfigurasi nomor WhatsApp pada portal SPMB Front dan verifikasi tampilannya oleh tim PMB/Humas.

3. Definisi

• SPMB Front: Halaman muka portal penerimaan mahasiswa baru (PMB).

• Administrasi Aplikasi → Pengaturan → Aplikasi: Area konfigurasi aplikasi/plug-in.

• Kelompok “Plugin/Addon”: Filter untuk menampilkan daftar plugin, termasuk Whatsapp PMB.

4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas	Admin SPMB/BAAK	Humas/PMB	Admin TIPD
Input & ubah nomor WA di Admin Aplikasi	R	C	I
Verifikasi tampilan pada SPMB Front	R	C	I
Dukungan teknis (akses/error/caching)	I	I	R
R=Responsible, C=Consulted, I=Informed

5. Prasyarat

1. Nomor WhatsApp resmi PMB tersedia dan aktif.

2. Hak akses Administrasi Aplikasi.

3. Format nomor mengikuti ketentuan: awali dengan 62 tanpa tanda “+”.

---

6. Prosedur Operasional

1. Masuk ke modul Administrasi Aplikasi.

2. Klik Pengaturan → Aplikasi.

3. Pada filter Kelompok, pilih “Plugin/Addon”.

4. Scroll hingga menemukan entri Whatsapp PMB.

5. Klik Edit (ikon pensil pada kolom Aksi).

6. Isikan nomor WhatsApp yang akan digunakan. Wajib diawali 62 (tanpa +).

7. Klik Simpan.

8. Verifikasi: buka Portal SPMB dan pastikan nomor/ikon WhatsApp tampil sebagaimana mestinya.

---

7. Kriteria Keberterimaan

• Nomor WhatsApp tersimpan di Admin Aplikasi (tanpa error).

• Pada Portal SPMB, tombol/tautan WhatsApp tampil dan mengarah ke nomor yang benar (62…).

8. Pengendalian & Audit

• Simpan tangkapan layar halaman Edit Whatsapp PMB sebelum & sesudah perubahan.

• Catat waktu, pengguna, dan nomor pada log internal perubahan konfigurasi.

9. Penanganan Kendala (Exception)

Kendala	Gejala	Tindakan
Entri Whatsapp PMB tidak ditemukan	Tidak ada pada daftar Aplikasi	Pastikan Kelompok = Plugin/Addon; muat ulang halaman; cek hak akses.
Nomor tidak tampil di SPMB Front	Ikon/tautan WA tidak muncul	Cek format (harus 62 tanpa +); bersihkan cache browser; verifikasi ulang di Portal SPMB.
Salah nomor	Tautan mengarah ke nomor yang keliru	Ulangi langkah Edit → koreksi nomor → Simpan → verifikasi.

10. SLA & Komunikasi

• Perubahan nomor WA: ≤ 1 jam kerja sejak permintaan resmi.

• Isu teknis: respon awal Admin SI/TI ≤ 1×24 jam hari kerja.

11. Rekaman Wajib

• Bukti tangkapan layar sebelum–sesudah.

• Catatan log perubahan (tanggal/waktu, operator, nomor lama–baru).

12. Riwayat Perubahan

• v1.0 (07-04-2024): SOP disusun berdasarkan artikel “Cara Setting Nomor WA pada SPMB Front”.

---

Lampiran — Flowchart Setting WA (Dalam Tabel)

Legenda simbol: ◯ = Start/End · ▭ = Proses · ◇ = Keputusan · panah ↓/→.

No	Kegiatan	Admin SPMB/BAAK	Humas/PMB	Admin SI/TI	Kelengkapan	Waktu	Output	Ket.
1	Mulai	◯			–	–	–	START
2	Buka Administrasi Aplikasi → Pengaturan → Aplikasi	▭ ↓			Akses admin	±1–2 mnt	Halaman Aplikasi
3	Set Kelompok = “Plugin/Addon”	▭ ↓			–	±1 mnt	Daftar plugin tampil
4	Cari Whatsapp PMB	▭ ↓			–	±1 mnt	Entri ditemukan
5	Klik Edit (ikon pensil)	▭ ↓			–	±1 mnt	Form edit terbuka
6	Input nomor WA (format 62… tanpa “+”)	▭ ↓			Nomor resmi	±1 mnt	Nomor terisi
7	Simpan	▭ ↓			–	±1 mnt	Konfigurasi tersimpan
8	Verifikasi di Portal SPMB	▭ ↓	▭ (cek tampilan)		–	±1–3 mnt	Tautan WA tampil benar
9	Selesai	◯			–	–	Arsip bukti	END

---