SOP Pembukaan Periode Pendaftaran

Kode Dokumen: SOP-SPMB-PRD-01 Versi: 1.0 (19-06-2020) Tanggal Efektif: (19-07-2020) Disusun oleh: Admin PMB/BAAK Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang Akademik/Ka. PMB

1. Tujuan

Menetapkan prosedur baku pembukaan Periode Pendaftaran , mencakup pengisian data periode, pengaturan jenis program & tarif formulir, penawaran program studi, seleksi pendaftaran, serta syarat administrasi & daftar ulang.

2. Ruang Lingkup

Berlaku pada Modul SPMB → Pengaturan → Periode Pendaftaran, termasuk submenu Jenis Program, Tarif Formulir, Program Studi, Seleksi Pendaftaran, dan Syarat Pendaftaran (Administrasi & Daftar Ulang).

3. Definisi

  • Periode Pendaftaran: Rentang pendaftaran (Tanggal Mulai–Akhir), Tanggal Akhir Finalisasi untuk validasi admin; opsi Berbayar, Jumlah NIK Unik, KIP & poin, format Kode Pendaftar/Jml Kode, format No Ujian/Jml No Ujian.

  • Jenis Program: Parameter pemisah tarif formulir antar prodi; memuat Jumlah Pilihan Prodi & Jumlah Pilihan Wajib.

  • Tarif Formulir: Nominal biaya per Jenis Program beserta Tanggal Akhir (default mengikuti tanggal akhir pendaftaran).

  • Program Studi (di periode): Prodi yang dibuka; memuat Jenis Program, Kuota, Grade (nilai minimum), Prefix NIM, Jml. Urut NIM, Sebaran Pilihan, dan Sebaran Asal Pendaftar.

  • Seleksi Pendaftaran: Daftar tahapan/ujian dengan Urutan dan Persentase bobot (sumber dari Referensi → Seleksi → Jenis Seleksi).

  • Syarat Pendaftaran: Kumpulan berkas Administrasi dan Daftar Ulang (opsi Wajib dan Unggah Dokumen); dapat dipengaruhi Pilihan Syarat dari menu Referensi.

4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas
Admin PMB/BAAK
Prodi
Keuangan
Admin SI/TI

Membuat Periode Pendaftaran

R

C

I

I

Set Jenis Program

R

C

I

I

Set Tarif Formulir (berbayar)

I

I

R/A

I

Tambah Program Studi & sebaran

R

C

I

I

Set Seleksi Pendaftaran

R

C

I

I

Set Syarat Administrasi & Daftar Ulang

R

C

I

I

Dukungan akses/galat

I

I

I

R

R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed

5. Prasyarat

  1. Kalender akademik & keputusan pembukaan jalur/gelombang tersedia.

  2. Kebijakan tarif formulir (bila berbayar) dan kuota/grade prodi disetujui.

  3. Data referensi (Jenis Seleksi, Syarat Seleksi, Pilihan Syarat) siap dipakai.

6. Prosedur Operasional

6.1. Buat Periode Pendaftaran

  1. Masuk SPMB → Pengaturan → Periode Pendaftaran → Tambah.

  2. Isi data periode: Tanggal Mulai, Tanggal Akhir, Tanggal Akhir Finalisasi, cek Berbayar bila formulir berbayar, isi Jumlah NIK Unik, opsi KIP & poin, Kode Pendaftar/Jml Kode, No Ujian/Jml No Ujian → Simpan.

  3. Buka tab Pengaturan dan lengkapi data terkait (bila ada).

  4. Buka tab Keterangan untuk menulis informasi/ketentuan tampil di front; jika tidak ada, langsung Simpan.

6.2. Set Jenis Program

  1. Masuk submenu Jenis Program → pilih Jenis Program, isi Jumlah Pilihan Prodi dan Jumlah Pilihan Wajib → Simpan. (Menjadi pembeda tarif formulir antar prodi). 6.3. Set Tarif Formulir (Jika Berbayar)

  2. Masuk Tarif Formulir → pilih Jenis Program, isi Nominal Tarif & Tanggal Akhir → Simpan. (Tanggal akhir default mengikuti tanggal akhir pendaftaran).

6.4. Tambah Program Studi

  1. Masuk Program Studi → Tambah Data → pilih Program Studi, Sebaran Pilihan, Sebaran Asal Pendaftar → Simpan.

  2. Lengkapi parameter: Jenis Program, Kuota, Grade, Prefix NIM, Jml. Urut NIM sesuai kebutuhan seleksi & penomoran.

6.5. Set Seleksi Pendaftaran

  1. Masuk Seleksi Pendaftaran → tentukan cakupan (per prodi tertentu atau keseluruhan) → input Urutan dan Persentase tiap seleksi → Simpan. (Daftar seleksi bersumber dari Referensi → Seleksi → Jenis Seleksi).

6.6. Set Syarat Pendaftaran – Administrasi

  1. Masuk Syarat Pendaftaran → pada Jenis Syarat pilih Administrasi → input daftar berkas; centang Wajib bila dokumen wajib, centang Unggah Dokumen bila perlu upload → Simpan.

6.7. Set Syarat Pendaftaran – Daftar Ulang

  1. Pada Jenis Syarat pilih Daftar Ulang → input daftar berkas; centang Wajib/Unggah Dokumen sesuai ketentuan → Simpan. 6.8. (Opsional) Pengaruh Pilihan Syarat

Jika pada Referensi → Seleksi → Pilihan Syarat ada opsi yang ditetapkan wajib diisikan dan ditautkan ke periode, maka tampilan upload pendaftar di Front akan mengikuti kondisi tersebut.

7. Kriteria Keberterimaan

  • Periode pendaftaran tersimpan lengkap (tanggal, finalisasi, format nomor, opsi berbayar/KIP, batas NIK unik).

  • Jenis Program aktif; bila berbayar, Tarif Formulir terset per jenis program.

  • Prodi yang dibuka tampil di Front (sebaran asal pendaftar tercentang).

  • Seleksi pendaftaran lengkap dengan Urutan dan Persentase.

  • Syarat Administrasi dan Syarat Daftar Ulang terset, termasuk opsi Wajib/Unggah Dokumen.

8. Pengendalian & Audit

  • Arsipkan tangkapan layar konfigurasi setiap submenu (sebelum–sesudah).

  • Lakukan dry run (uji front) untuk memastikan prodi & syarat tampil sesuai.

9. Penanganan Kendala (Exception)

Kode
Masalah
Penyebab
Tindakan Korektif

E-01

Prodi tidak muncul di Front

Sebaran Asal Pendaftar belum tercentang

Buka Pengaturan → Periode → Program Studi → Detail; centang Sebaran Asal Pendaftar.

E-02

Gagal generate VA Daftar Ulang (“Expired VA”)

Tanggal Akhir Daftar Ulang sudah lewat

Ubah/selaraskan Tanggal Akhir Daftar Ulang pada Detail Periode.

E-03

Notifikasi wajib lengkapi data sebelum tanggal tertentu

Ada berkas Wajib belum diunggah

Arahkan pendaftar untuk melengkapi dokumen wajib.

E-04

Pendaftar tak bisa upload berkas

Opsi Unggah Dokumen tidak dicentang di Syarat

Aktifkan Unggah Dokumen pada Syarat Pendaftaran terkait.

10. SLA & Komunikasi

  • Pembuatan periode sampai publikasi Front: ≤ 1 hari kerja per gelombang.

  • Perubahan minor (tarif/syarat): ≤ 4 jam kerja.

  • Respons teknis SI/TI: ≤ 1×24 jam hari kerja.

11. Rekaman Wajib

  • Dokumen keputusan pembukaan jalur/gelombang & tarif (bila berbayar).

  • Screenshot konfigurasi: periode, jenis program, tarif formulir, prodi, seleksi, syarat. Cara Pembukaan Periode Pendafta…

12. Riwayat Perubahan

  • v1.0 (19-06-2020)

Lampiran — Flowchart Pembukaan Periode

Legenda: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→ aliran.

Tabel L1. Alur Utama (dengan Waktu)

No

Kegiatan

Admin PMB/BAAK

Kelengkapan

Waktu

Output

Ket.

1

Mulai

◯

—

—

—

START

2

Tambah Periode Pendaftaran

▭ ↓

Kalender & kebijakan

±10–20 mnt

Draft periode

3

Lengkapi Pengaturan & Keterangan

▭ ↓

Info front

±5–10 mnt

Periode tersimpan

4

Set Jenis Program

▭ ↓

Skema pilihan prodi

±5–10 mnt

Jenis program aktif

5

(Jika berbayar) Set Tarif Formulir

▭ ↓

Nominal & tanggal akhir

±5–10 mnt

Tarif aktif

6

Tambah Program Studi (+sebaran)

▭ ↓

Kuota/grade/prefix NIM

±10–20 mnt

Prodi terdaftar

7

Set Seleksi Pendaftaran

▭ ↓

Urutan & bobot

±10–20 mnt

Skema seleksi

8

Set Syarat Administrasi

▭ ↓

Daftar berkas

±10–15 mnt

Syarat admin aktif

9

Set Syarat Daftar Ulang

▭ ↓

Daftar berkas

±10–15 mnt

Syarat daftar ulang aktif

10

Keputusan: butuh Pilihan Syarat wajib?

◇ YA→11 / TIDAK→12

—

±5 mnt

—

11

Aktifkan Pilihan Syarat (Referensi)

▭ ↓

Kondisi wajib

±5–10 mnt

Tampil di front

12

Selesai & uji tampilan Front

▭ ↓

—

±5–15 mnt

Periode live

END

Tabel L2. Penanganan Kendala

Kode

Masalah

Penyebab

Tindakan

Kembali ke

E-01

Prodi tak muncul

Sebaran Asal Pendaftar belum dicentang

Centang di Program Studi → Detail

Langkah 6

E-02

Gagal generate VA daftar ulang

Tgl akhir daftar ulang lewat

Sesuaikan tanggal akhir di Detail Periode

Langkah 2–3

E-03

Notifikasi wajib lengkapi data

Dokumen wajib belum diunggah

Minta pendaftar lengkapi dokumen

—

E-04

Tidak bisa upload berkas

Opsi Unggah Dokumen tidak aktif

Aktifkan di Syarat Pendaftaran

Langkah 8–9

M

PreviousSOP Pengaturan Prefix Kode NIMNextSOP Keuangan

Last updated