SOP Generate NIM & Generate Mahasiswa

Kode Dokumen: SOP-SPMB-GNIM-01 Versi: 1.0 (21-11-2020) Tanggal Efektif: (21-12-2020) Disusun oleh: Admin PMB/BAAK Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang APK

1. Tujuan

Menetapkan langkah baku untuk (a) generate NIM bagi pendaftar yang lulus dan (b) memindahkan data ber-NIM menjadi data akademik (“Generate Mahasiswa”).

2. Ruang Lingkup

Berlaku pada Modul SPMB (Kelulusan → Generate Mahasiswa) dan Modul Akademik (Setting → Setting Prodi) .

3. Definisi

  • Generate NIM: Penerbitan NIM untuk pendaftar yang telah dinyatakan lulus serta memenuhi syarat daftar ulang.

  • Generate Mahasiswa: Memasukkan data ber-NIM ke data akademik setelah kurikulum prodi disiapkan pada periode yang sama.

4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas
Admin PMB/BAAK
Prodi
Keuangan
Admin TI

Verifikasi kelulusan & syarat daftar ulang

R

C

C

I

Generate NIM (individual/kolektif)

R

I

I

I

Menjamin kurikulum prodi tersedia (periode sama)

C

R

I

I

Generate Mahasiswa (posting ke akademik)

R

C

I

I

Dukungan akses/galat

I

I

I

R

R=Responsible, C=Consulted, I=Informed

5. Prasyarat

  1. Pendaftar diterima di salah satu prodi dan prefix NIM pada Detail Periode Pendaftaran sudah terisi.

  2. Syarat daftar ulang terpenuhi: pembayaran tagihan kelulusan & berkas daftar ulang tervalidasi admin; bila tidak ada syarat, admin dapat mencentang langsung pada menu yang sama.

  3. Untuk “Generate Mahasiswa”, kurikulum mahasiswa baru tiap prodi sudah diisi pada periode akademik yang sama (Modul Akademik → Setting → Setting Prodi).

6. Prosedur Operasional

6.1 Generate NIM (Modul SPMB)

  1. Buka Penerimaan Mahasiswa Baru → Kelulusan → Generate Mahasiswa.

  2. Pastikan pendaftar memenuhi syarat daftar ulang atau beri centang sesuai ketentuan.

  3. Klik Generate NIM (bisa per pendaftar atau kolektif). NIM terbit.

6.2 Generate Mahasiswa (Posting ke Akademik)

  1. Pahami bahwa data ber-NIM awalnya berstatus Draft dan belum masuk data akademik.

  2. Pastikan kurikulum prodi periode berjalan sudah tersedia (Modul Akademik → Setting → Setting Prodi).

  3. Klik Generate Mahasiswa (per pendaftar atau kolektif) untuk memindahkan ke data akademik.

7. Kriteria Keberterimaan (Acceptance Criteria)

  • NIM terbit untuk pendaftar yang memenuhi syarat (tombol Generate NIM berhasil).

  • Setelah Generate Mahasiswa, data masuk ke data akademik pada periode yang sama dengan kurikulum prodi.

8. Pengendalian & Audit

  • Simpan log/screenshot proses Generate NIM dan Generate Mahasiswa (sebelum–sesudah).

  • Rekap daftar mahasiswa yang digenerate (individual/kolektif) untuk pelacakan.

9. Penanganan Kendala (Exception)

Kendala
Gejala
Penyebab Umum
Tindakan

Tidak bisa Generate NIM

Tombol tidak aktif/validasi gagal

Belum memenuhi syarat daftar ulang; prefix NIM belum diisi

Penuhi syarat; isi prefix pada periode pendaftaran; ulangi.

Data ber-NIM tidak masuk akademik

Tidak muncul di data akademik

Kurikulum prodi belum terisi di periode yang sama

Isi kurikulum prodi (Modul Akademik → Setting Prodi), lalu Generate Mahasiswa ulang.

Perlu proses massal

Banyak pendaftar

Belum menggunakan mode kolektif

Gunakan generate kolektif baik untuk NIM maupun Mahasiswa.

10. SLA & Komunikasi

  • Generate NIM massal ≤ 1 hari kerja per gelombang.

  • Generate Mahasiswa setelah kurikulum siap ≤ 1 hari kerja.

  • Dukungan teknis SI/TI ≤ 1×24 jam pada hari kerja.

11. Rekaman Wajib

  • Daftar pendaftar yang digenerate NIM-nya & tanggal/waktu eksekusi.

  • Bukti Generate Mahasiswa (posting sukses) per prodi/periode.

12. Riwayat Perubahan

  • v1.0 (21-11-2020).

Lampiran — Flowchart

Legenda: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→ aliran.

Tabel L1. Alur Generate NIM & Generate Mahasiswa

No

Kegiatan

Admin PMB/BAAK

Prodi

Kelengkapan

Waktu

Output

Ket.

1

Mulai

◯

—

—

—

START

2

Buka Kelulusan → Generate Mahasiswa

▭ ↓

Akses SPMB

±1–2 mnt

Layar generate

3

Verifikasi syarat daftar ulang (atau centang)

▭ ↓

Bukti bayar & validasi berkas

±3–10 mnt

Siap generate NIM

4

Generate NIM (individu/kolektif)

▭ ↓

Prefix NIM terisi

±1–5 mnt

NIM terbit

5

Keputusan: lanjut posting ke akademik?

◇ YA→6 / TIDAK→9

—

±1 mnt

—

6

Cek kurikulum prodi pada periode sama

▭ ↓

▭ (pastikan tersedia)

Modul Akademik → Setting Prodi

±5–15 mnt

Kurikulum siap

7

Generate Mahasiswa (individu/kolektif)

▭ ↓

—

±1–5 mnt

Masuk data akademik

8

Selesai

◯

—

—

Arsip bukti

END

9

Tunda posting

▭ →

—

Sesuai kebutuhan

Tetap Draft

Dapat dilanjutkan ke 6–7 kemudian

Tabel L2. Penanganan Kendala

Kode

Masalah

Penyebab

Tindakan

Kembali ke Langkah

X1

Tidak bisa generate NIM

Syarat belum terpenuhi/prefix kosong

Penuhi syarat; isi prefix; ulangi generate

3–4

X2

Tidak masuk data akademik

Kurikulum prodi belum tersedia

Isi Setting Prodi; jalankan Generate Mahasiswa

6–7

X3

Banyak data perlu diproses

Mode individu memakan waktu

Gunakan mode kolektif

4/7

PreviousSOP Perhitungan Poin Berkas PendaftaranNextSOP Pengaturan Prefix Kode NIM

Last updated