# SOP Pengaturan Prefix Kode NIM

**Kode Dokumen:** SOP-SPMB-PFXNIM-01\
**Versi:** 1.0 (12-04-2020)\
**Tanggal Efektif:** *(*12-05-2020*)*\
**Disusun oleh:** Admin PMB/BAAK\
**Disetujui oleh:** Wakil Rektor Bidang APK

***

### 1. Tujuan

Menetapkan langkah baku untuk mengatur **prefix Kode NIM** per program studi dan menyiapkan **panjang urutan digit** agar proses penerbitan NIM berjalan konsisten dan akurat.  

### 2. Ruang Lingkup

Berlaku pada konfigurasi **Modul SPMB** (menu Pengaturan Periode Pendaftaran & Program Studi) serta keterkaitannya dengan proses **Generate NIM**.  

### 3. Definisi

* **Prefix NIM:** Kode awal NIM per prodi/periode. Diatur di **SPMB → Pengaturan → Periode Pendaftaran → (Detail) → Program Studi → (Detail)**.  
* **Jumlah Urutan (digit):** Banyaknya digit angka di belakang prefix. Contoh: prefix **ABC** dengan **jumlah urutan = 3** menghasilkan NIM pertama **ABC001**.  
* **Generate NIM:** Aksi menerbitkan NIM di **Kelulusan → Generate Mahasiswa** (tombol **Generate NIM**).  

### 4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

| Aktivitas                                  | Admin PMB/BAAK | Kaprodi/Prodi | Keuangan | Admin SI/TI |
| ------------------------------------------ | -------------- | ------------- | -------- | ----------- |
| Menentukan pola prefix per prodi/periode   | **R**          | **C**         | I        | I           |
| Input prefix & jumlah urutan digit di SPMB | **R**          | I             | I        | I           |
| Verifikasi hasil uji generate NIM (sampel) | **R**          | **C**         | I        | I           |
| Dukungan akses/galat sistem                | I              | I             | I        | **R**       |

**R = Responsible, C = Consulted, I = Informed**

### 5. Prasyarat

1. Kebijakan/pola **prefix NIM** dan **jumlah digit** telah disepakati tingkat prodi/fakultas.
2. Akses Admin ke **SPMB → Pengaturan → Periode Pendaftaran** dan halaman **Program Studi**.  

***

### 6. Prosedur Operasional

#### 6.1. Mengatur Prefix & Jumlah Urutan Digit

1. Masuk **SPMB → Pengaturan → Periode Pendaftaran → klik Detail** pada periode aktif.  
2. Buka tab/menu **Program Studi → klik Detail** pada prodi yang akan diatur.  
3. **Isi/ubah prefix NIM** dan tentukan **jumlah urutan** (jumlah digit angka di belakang prefix). **Contoh:** prefix *ABC* + jumlah urutan *3* ⇒ NIM pertama *ABC001*. **Simpan.**  

#### 6.2. Uji Singkat & Tautan ke Proses Generate

4. Untuk memasangkan NIM ke pendaftar yang lulus, buka **Kelulusan → Generate Mahasiswa**, lalu klik **Generate NIM** (tombol biru muda) pada data sasaran (bisa uji 1–2 sampel).  
5. Periksa apakah format NIM mengikuti **prefix** dan **jumlah digit** yang ditetapkan; bila belum sesuai, kembali ke langkah 6.1 untuk koreksi pengaturan.  

***

### 7. Kriteria Keberterimaan (Acceptance Criteria)

* Prefix & jumlah urutan digit **tersimpan** untuk setiap prodi target pada periode pendaftaran yang benar.  
* Hasil **Generate NIM** memunculkan NIM yang **sesuai pola** (contoh format **ABC001**, **ABC002**, dst.).  

### 8. Pengendalian & Audit

* Simpan **tangkapan layar** halaman **Program Studi (Detail)** sebelum–sesudah perubahan prefix/jumlah urutan.  
* Lakukan **uji generate NIM sampel** (1–2 pendaftar) setiap kali ada perubahan pengaturan untuk memastikan konsistensi format.  

### 9. Penanganan Kendala (Exception)

| Kendala                                | Gejala                                  | Penyebab Umum                                                                   | Tindakan                                                                |
| -------------------------------------- | --------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- |
| Format NIM tidak sesuai                | NIM terbit tanpa nol depan/beda panjang | **Jumlah urutan** digit kurang tepat                                            | Sesuaikan jumlah urutan (mis. 3 digit ⇒ 001) lalu simpan dan uji ulang. |
| Prefix tidak terpakai saat generate    | NIM terbit dengan pola lama             | Pengaturan prefix pada **prodi/periode** belum tersimpan                        | Koreksi di **Program Studi → Detail**, simpan, lalu uji generate ulang. |
| Tidak menemukan tempat mengatur prefix | Menu tidak ditemukan                    | Tidak masuk ke **Periode Pendaftaran (Detail)** atau **Program Studi (Detail)** | Ikuti jalur menu persis seperti langkah 6.1.                            |

### 10. SLA & Komunikasi

* Pengaturan prefix & jumlah digit per prodi: **±10–20 menit** (termasuk uji sampel).
* Perubahan lintas banyak prodi/periode: **≤ 1 hari kerja**.

### 11. Rekaman Wajib

* Dokumen keputusan pola prefix per prodi/periode.
* Screenshot pengaturan prefix & jumlah urutan.  
* Bukti uji Generate NIM (sebelum–sesudah).

### 12. Riwayat Perubahan

* **v1.0 (12-04-2020)**

***

## Lampiran — Flowchart Pengaturan Prefix NIM 

**Legenda:** `◯` Start/End · `▭` Proses · `◇` Keputusan · panah `↓/→` aliran.

#### Tabel L1. Alur Utama 

| No | Kegiatan                                                     | **Admin PMB/BAAK**   | Kelengkapan            | **Waktu** | Output                   | Ket.            |
| -- | ------------------------------------------------------------ | -------------------- | ---------------------- | --------- | ------------------------ | --------------- |
| 1  | Mulai                                                        | **◯**                | —                      | —         | —                        | START           |
| 2  | Buka **SPMB → Pengaturan → Periode Pendaftaran → Detail**    | **▭ ↓**              | Akses admin            | ±1–2 mnt  | Halaman periode (detail) |                 |
| 3  | Masuk **Program Studi → klik Detail** (per prodi)            | **▭ ↓**              | Daftar prodi           | ±1–2 mnt  | Halaman prodi (detail)   |                 |
| 4  | Isi/ubah **Prefix** & **Jumlah Urutan** (digit) → **Simpan** | **▭ ↓**              | Pola prefix disepakati | ±3–5 mnt  | Prefix & digit tersimpan |                 |
| 5  | **Keputusan:** lakukan uji generate sampel?                  | **◇ YA→6 / TIDAK→8** | —                      | ±1 mnt    | —                        | Rekomendasi uji |
| 6  | Buka **Kelulusan → Generate Mahasiswa**                      | **▭ ↓**              | Data pendaftar lulus   | ±1–2 mnt  | Layar generate           |                 |
| 7  | Klik **Generate NIM** (1–2 pendaftar) & cek format           | **▭ ↓**              | Prefix & digit terset  | ±1–5 mnt  | NIM dengan format benar  |                 |
| 8  | Selesai                                                      | **◯**                | —                      | —         | Arsip bukti              | END             |

#### Tabel L2. Penanganan Kendala (dengan **Waktu**)

| Kode | Masalah                          | Penyebab                                      | Tindakan                                                              | **Waktu** | Kembali ke Langkah |
| ---- | -------------------------------- | --------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- | --------- | ------------------ |
| X1   | NIM tidak sesuai contoh (ABC001) | Jumlah urutan salah                           | Ubah jumlah urutan → simpan → uji lagi                                | ±5–10 mnt | 4–7                |
| X2   | Prefix lama masih muncul         | Pengaturan belum disimpan/di prodi yang tepat | Simpan ulang di **Program Studi (Detail)** yang benar                 | ±5–10 mnt | 3–4                |
| X3   | Tidak menemukan menu pengaturan  | Salah jalur menu                              | Ikuti jalur **Periode Pendaftaran (Detail) → Program Studi (Detail)** | ±2–5 mnt  | 2–3                |

***


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://knowledge.iainpare.ac.id/home/sop/sop-penerimaan-mahasiswa-baru/sop-pengaturan-prefix-kode-nim.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.