SOP Pengaturan Prefix Kode NIM

Kode Dokumen: SOP-SPMB-PFXNIM-01 Versi: 1.0 (12-04-2020) Tanggal Efektif: (12-05-2020) Disusun oleh: Admin PMB/BAAK Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang APK

1. Tujuan

Menetapkan langkah baku untuk mengatur prefix Kode NIM per program studi dan menyiapkan panjang urutan digit agar proses penerbitan NIM berjalan konsisten dan akurat.

2. Ruang Lingkup

Berlaku pada konfigurasi Modul SPMB (menu Pengaturan Periode Pendaftaran & Program Studi) serta keterkaitannya dengan proses Generate NIM.

3. Definisi

  • Prefix NIM: Kode awal NIM per prodi/periode. Diatur di SPMB → Pengaturan → Periode Pendaftaran → (Detail) → Program Studi → (Detail).

  • Jumlah Urutan (digit): Banyaknya digit angka di belakang prefix. Contoh: prefix ABC dengan jumlah urutan = 3 menghasilkan NIM pertama ABC001.

  • Generate NIM: Aksi menerbitkan NIM di Kelulusan → Generate Mahasiswa (tombol Generate NIM).

4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas
Admin PMB/BAAK
Kaprodi/Prodi
Keuangan
Admin SI/TI

Menentukan pola prefix per prodi/periode

R

C

I

I

Input prefix & jumlah urutan digit di SPMB

R

I

I

I

Verifikasi hasil uji generate NIM (sampel)

R

C

I

I

Dukungan akses/galat sistem

I

I

I

R

R = Responsible, C = Consulted, I = Informed

5. Prasyarat

  1. Kebijakan/pola prefix NIM dan jumlah digit telah disepakati tingkat prodi/fakultas.

  2. Akses Admin ke SPMB → Pengaturan → Periode Pendaftaran dan halaman Program Studi.

6. Prosedur Operasional

6.1. Mengatur Prefix & Jumlah Urutan Digit

  1. Masuk SPMB → Pengaturan → Periode Pendaftaran → klik Detail pada periode aktif.

  2. Buka tab/menu Program Studi → klik Detail pada prodi yang akan diatur.

  3. Isi/ubah prefix NIM dan tentukan jumlah urutan (jumlah digit angka di belakang prefix). Contoh: prefix ABC + jumlah urutan 3 ⇒ NIM pertama ABC001. Simpan.

6.2. Uji Singkat & Tautan ke Proses Generate

  1. Untuk memasangkan NIM ke pendaftar yang lulus, buka Kelulusan → Generate Mahasiswa, lalu klik Generate NIM (tombol biru muda) pada data sasaran (bisa uji 1–2 sampel).

  2. Periksa apakah format NIM mengikuti prefix dan jumlah digit yang ditetapkan; bila belum sesuai, kembali ke langkah 6.1 untuk koreksi pengaturan.

7. Kriteria Keberterimaan (Acceptance Criteria)

  • Prefix & jumlah urutan digit tersimpan untuk setiap prodi target pada periode pendaftaran yang benar.

  • Hasil Generate NIM memunculkan NIM yang sesuai pola (contoh format ABC001, ABC002, dst.).

8. Pengendalian & Audit

  • Simpan tangkapan layar halaman Program Studi (Detail) sebelum–sesudah perubahan prefix/jumlah urutan.

  • Lakukan uji generate NIM sampel (1–2 pendaftar) setiap kali ada perubahan pengaturan untuk memastikan konsistensi format.

9. Penanganan Kendala (Exception)

Kendala
Gejala
Penyebab Umum
Tindakan

Format NIM tidak sesuai

NIM terbit tanpa nol depan/beda panjang

Jumlah urutan digit kurang tepat

Sesuaikan jumlah urutan (mis. 3 digit ⇒ 001) lalu simpan dan uji ulang.

Prefix tidak terpakai saat generate

NIM terbit dengan pola lama

Pengaturan prefix pada prodi/periode belum tersimpan

Koreksi di Program Studi → Detail, simpan, lalu uji generate ulang.

Tidak menemukan tempat mengatur prefix

Menu tidak ditemukan

Tidak masuk ke Periode Pendaftaran (Detail) atau Program Studi (Detail)

Ikuti jalur menu persis seperti langkah 6.1.

10. SLA & Komunikasi

  • Pengaturan prefix & jumlah digit per prodi: ±10–20 menit (termasuk uji sampel).

  • Perubahan lintas banyak prodi/periode: ≤ 1 hari kerja.

11. Rekaman Wajib

  • Dokumen keputusan pola prefix per prodi/periode.

  • Screenshot pengaturan prefix & jumlah urutan.

  • Bukti uji Generate NIM (sebelum–sesudah).

12. Riwayat Perubahan

  • v1.0 (12-04-2020)

Lampiran — Flowchart Pengaturan Prefix NIM

Legenda: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→ aliran.

Tabel L1. Alur Utama

No

Kegiatan

Admin PMB/BAAK

Kelengkapan

Waktu

Output

Ket.

1

Mulai

◯

—

—

—

START

2

Buka SPMB → Pengaturan → Periode Pendaftaran → Detail

▭ ↓

Akses admin

±1–2 mnt

Halaman periode (detail)

3

Masuk Program Studi → klik Detail (per prodi)

▭ ↓

Daftar prodi

±1–2 mnt

Halaman prodi (detail)

4

Isi/ubah Prefix & Jumlah Urutan (digit) → Simpan

▭ ↓

Pola prefix disepakati

±3–5 mnt

Prefix & digit tersimpan

5

Keputusan: lakukan uji generate sampel?

◇ YA→6 / TIDAK→8

—

±1 mnt

—

Rekomendasi uji

6

Buka Kelulusan → Generate Mahasiswa

▭ ↓

Data pendaftar lulus

±1–2 mnt

Layar generate

7

Klik Generate NIM (1–2 pendaftar) & cek format

▭ ↓

Prefix & digit terset

±1–5 mnt

NIM dengan format benar

8

Selesai

◯

—

—

Arsip bukti

END

Tabel L2. Penanganan Kendala (dengan Waktu)

Kode

Masalah

Penyebab

Tindakan

Waktu

Kembali ke Langkah

X1

NIM tidak sesuai contoh (ABC001)

Jumlah urutan salah

Ubah jumlah urutan → simpan → uji lagi

±5–10 mnt

4–7

X2

Prefix lama masih muncul

Pengaturan belum disimpan/di prodi yang tepat

Simpan ulang di Program Studi (Detail) yang benar

±5–10 mnt

3–4

X3

Tidak menemukan menu pengaturan

Salah jalur menu

Ikuti jalur Periode Pendaftaran (Detail) → Program Studi (Detail)

±2–5 mnt

2–3

PreviousSOP Generate NIM & Generate MahasiswaNextSOP Pembukaan Periode Pendaftaran

Last updated