SOP Perubahan Tagihan Mahasiswa/Pendaftar Menjadi Cicilan

Kode Dokumen: SOP-KEU-CICIL-01 Versi: 1.1 (24-03-2020) Tanggal Efektif: (24-03-2020) Disusun oleh: Admin Keuangan Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang AUAK

---

1. Tujuan

Menetapkan prosedur baku untuk mengubah tagihan tunggal menjadi cicilan guna memberi keringanan pembayaran tanpa mengubah total tagihan.

2. Ruang Lingkup

Berlaku pada Modul Keuangan → Transaksi → Tagihan, untuk mahasiswa aktif maupun pendaftar.

3. Definisi

• Pecah Tagihan: Membagi satu tagihan menjadi beberapa cicilan nominal sama; jika tak bisa presisi, selisih otomatis masuk ke cicilan terakhir.

• Cicilan Kustom: Membuat beberapa cicilan dengan nominal berbeda (edit nominal awal, lalu tambah sisa tagihan sebagai cicilan berikutnya).

4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas	Admin Keuangan	BAAK/Prodi	Admin SI/TI
Menilai kelayakan & persetujuan kebijakan	R/A	C	I
Eksekusi pecah tagihan / set cicilan kustom	R	I	I
Dukungan akses & kendala teknis	I	I	R

5. Prasyarat

1. Tagihan mahasiswa/pendaftar sudah terbit.

2. Kebijakan jumlah cicilan & tenggat telah disepakati internal.

---

6. Prosedur Operasional

6.1 Cicilan Nominal Sama (Pecah Tagihan)

1. Buka Transaksi → Tagihan, cari tagihan → Detail.

2. Klik Pecah Tagihan.

3. Tentukan jumlah cicilan → simpan. (Sistem membagi sama rata; bila ada selisih, cicilan terakhir otomatis menyesuaikan.)

6.2 Cicilan Nominal Kustom

1. Buka Transaksi → Tagihan, cari tagihan → Detail.

2. Klik Edit, masukkan nominal cicilan pertama sesuai kemampuan → Simpan.

3. Klik Tambah Baru, masukkan sisa nominal sebagai cicilan berikutnya. Ulangi hingga total terpenuhi.

6.3 Flowchart Proses

Legenda: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→.

Alur Utama

No	Kegiatan	Admin Keuangan	Kelengkapan	Waktu	Output	Ket.
1	Mulai	◯	—	—	—	START
2	Buka Transaksi → Tagihan & pilih tagihan	▭ ↓	Akses modul	±1–2 mnt	Halaman detail	—
3	Keputusan: pakai Pecah atau Kustom?	◇	Kebijakan cicilan	±1 mnt	—	YA→Langkah 4 (Pecah) / TIDAK→Langkah 6 (Kustom)
4	Pecah Tagihan (nominal sama)	▭ ↓	Jumlah cicilan	±2–5 mnt	Cicilan terbentuk	Sisa dibulatkan di cicilan terakhir bila ada
5	Verifikasi total = sum cicilan	▭ ↓	Kalkulasi	±1–2 mnt	Valid	Jika tidak sama → koreksi
6	Edit nominal (cicilan 1)	▭ ↓	Nominal awal	±2–5 mnt	Cicilan 1 tersimpan	Jalur kustom
7	Tambah Baru (sisa tagihan)	▭ ↓	Sisa nominal	±2–5 mnt	Cicilan 2/3 dst.	Ulangi hingga total terpenuhi
8	Verifikasi total = sum cicilan	▭ ↓	Kalkulasi	±1–2 mnt	Valid	—
9	Selesai	◯	—	—	Arsip bukti	END

---

7. Kriteria Keberterimaan

• Cicilan terbentuk pada data tagihan (jumlah baris tagihan bertambah).

• Total kumulatif seluruh cicilan = total tagihan awal.

• Untuk pecah sama rata, hanya cicilan terakhir yang mengalami pembulatan (bila ada).

8. Pengendalian & Audit

• Simpan tangkapan layar sebelum–sesudah: Detail Tagihan, hasil Pecah/Tambah Baru.

• Rekap jadwal & nominal cicilan untuk komunikasi dan monitoring penagihan.

9. Penanganan Kendala (Exception)

Masalah	Gejala	Penyebab Umum	Tindakan
Tombol Pecah Tagihan tidak ada	Opsi tidak terlihat di Detail	Hak akses atau tipe tagihan	Minta akses; bila tak tersedia, gunakan Kustom (Edit + Tambah Baru).
Nominal sama rata tidak presisi	Selisih kecil muncul	Pembulatan sistem	Biarkan selisih di cicilan terakhir (otomatis).
Total cicilan ≠ total	Ada sisa nominal	Input kustom belum lengkap	Tambah/ubah cicilan hingga total sesuai.

10. SLA & Komunikasi

• Eksekusi pecah/kustom 1 tagihan: ±5–10 menit.

• Komunikasi skema cicilan ke mahasiswa: H+0 setelah perubahan.

• Monitoring keterlambatan cicilan: mingguan (sesuai kebijakan).

11. Rekaman Wajib

• Daftar tagihan yang diubah menjadi cicilan (ID tagihan, nama, skema & tanggal).

• Bukti persetujuan internal (bila disyaratkan).

12. Riwayat Perubahan

• v1.0 (24-03-2020) : Terbitan awal.