SOP Generate & Pembatalan Virtual Account (VA)
Kode Dokumen: SOP-KEU-VA-ADMIN-01 Versi: 1.1 (revisi tanpa tautan) Tanggal Efektif: (isi unit) Disusun oleh: Admin Keuangan Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang Keuangan/Ka. BAAK
1. Tujuan
Menetapkan prosedur baku bagi Admin Keuangan untuk menerbitkan (generate) dan membatalkan Virtual Account (VA) atas tagihan mahasiswa/pendaftar.
2. Ruang Lingkup
Berlaku pada Modul Keuangan → Transaksi → Virtual Account untuk entitas Mahasiswa maupun Pendaftar.
3. Definisi
Virtual Account (VA): Nomor pembayaran yang terbit untuk satu/lebih tagihan agar dapat dibayar melalui kanal bank/metode yang tersedia.
Generate VA: Proses membuat VA dari daftar tagihan yang dipilih.
Pembatalan VA: Proses menonaktifkan VA yang sudah dibuat sehingga tidak dapat dibayarkan.
Switching bank/metode pembayaran: Mitra kanal pembayaran yang mengeluarkan VA.
4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)
Generate VA
R/A
I
I
Pembatalan VA
R/A
I
I
Dukungan teknis (akses/galat)
I
I
R
R=Responsible, A=Accountable, I=Informed
5. Prasyarat
Tagihan mahasiswa/pendaftar sudah terbit.
Switching bank/metode bayar aktif di institusi.
Akses ke menu Transaksi → Virtual Account tersedia untuk Admin Keuangan.
6. Prosedur Operasional
6.1 Generate VA (Admin Keuangan)
Buka Modul Keuangan → Transaksi → Virtual Account → Tambah.
Pilih Mahasiswa atau Pendaftar.
Isi NIM/Kode Pendaftar dan pilih switching bank. Klik Tampilkan Tagihan.
Centang tagihan yang akan dibayar → klik Generate VA.
Sistem menerbitkan nomor VA sesuai pilihan; VA tercatat pada daftar Virtual Account.
6.2 Pembatalan VA
Buka Modul Keuangan → Transaksi → Virtual Account.
Gunakan filter (Mahasiswa/Pendaftar) dan cari berdasarkan Nomor VA / NIM / Kode Pendaftar / Nama.
Klik Batalkan VA (ikon X). Status VA menjadi batal dan tidak dapat digunakan.
Catatan kebijakan: Jika pembayaran dilakukan melewati tanggal jatuh tempo, VA menjadi expired dan tidak berlaku.
7. Flowchart Proses (di dalam SOP)
Legenda: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→.
7.1 Alur Generate VA
No
Kegiatan
Admin Keuangan
Kelengkapan
Waktu
Output
1
Mulai
◯
—
—
—
2
Buka Transaksi → Virtual Account → Tambah
▭ ↓
Akses modul
±1–2 mnt
Form tambah VA
3
Pilih entitas & bank, isi identitas, Tampilkan Tagihan
▭ ↓
Data mahasiswa/pendaftar
±2–5 mnt
Daftar tagihan
4
Pilih tagihan → Generate VA
▭ ↓
Tagihan valid
±1–3 mnt
VA terbit
5
(Opsional) Cek daftar VA
▭ ↓
—
±1 mnt
VA tercatat
6
Selesai
◯
—
—
—
7.2 Alur Pembatalan VA
No
Kegiatan
Admin Keuangan
Kelengkapan
Waktu
Output
1
Mulai
◯
—
—
—
2
Buka Transaksi → Virtual Account
▭ ↓
Akses modul
±1 mnt
Daftar VA
3
Filter & cari (Nomor VA/NIM/Kode/Nama)
▭ ↓
Data pencarian
±1–3 mnt
VA ditemukan
4
Klik Batalkan VA (ikon X)
▭ ↓
Hak akses
±1 mnt
VA dibatalkan
5
Selesai
◯
—
—
—
8. Kriteria Keberterimaan
Generate VA: VA terbit dan tercatat; sesuai tagihan serta bank/metode yang dipilih.
Pembatalan VA: Status VA batal dan tidak dapat diproses pembayaran.
Expired control: VA otomatis tidak berlaku setelah jatuh tempo.
9. Pengendalian & Audit
Simpan bukti (screenshot/log) pembuatan & pembatalan VA.
Rekap harian nomor VA yang terbit/dibatalkan untuk rekonsiliasi.
10. Penanganan Kendala (Exception)
Tagihan tidak muncul saat Tampilkan Tagihan
Daftar kosong
Salah entitas/identitas atau belum ada tagihan
Verifikasi entitas & identitas; pastikan tagihan sudah terbit.
Ingin ganti bank/metode
Perlu pindah kanal
VA sudah terbit
Batalkan VA yang lama, lalu Generate VA baru dengan bank/metode yang diinginkan.
VA tidak bisa dibayar
Ditolak kanal pembayaran
Expired melewati jatuh tempo
Buat VA baru dan informasikan batas waktu pembayaran.
11. SLA & Komunikasi
Generate/pembatalan VA: ±5–10 menit per transaksi.
Informasi ke mahasiswa/pendaftar (nomor VA/pembatalan): H+0 melalui kanal resmi.
12. Rekaman Wajib
Log pembuatan & pembatalan VA (nomor VA, pihak, tanggal, bank/metode).
Rekap untuk rekonsiliasi dengan laporan bank/payment switching.
13. Riwayat Perubahan
v1.1: Revisi tata letak (flowchart di dalam SOP) dan pembersihan semua tautan.
Last updated