SOP Generate & Pembatalan Virtual Account (VA)

Kode Dokumen: SOP-KEU-VA-ADMIN-01 Versi: 1.1 (revisi tanpa tautan) Tanggal Efektif: (isi unit) Disusun oleh: Admin Keuangan Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang Keuangan/Ka. BAAK

---

1. Tujuan

Menetapkan prosedur baku bagi Admin Keuangan untuk menerbitkan (generate) dan membatalkan Virtual Account (VA) atas tagihan mahasiswa/pendaftar.

2. Ruang Lingkup

Berlaku pada Modul Keuangan → Transaksi → Virtual Account untuk entitas Mahasiswa maupun Pendaftar.

3. Definisi

• Virtual Account (VA): Nomor pembayaran yang terbit untuk satu/lebih tagihan agar dapat dibayar melalui kanal bank/metode yang tersedia.

• Generate VA: Proses membuat VA dari daftar tagihan yang dipilih.

• Pembatalan VA: Proses menonaktifkan VA yang sudah dibuat sehingga tidak dapat dibayarkan.

• Switching bank/metode pembayaran: Mitra kanal pembayaran yang mengeluarkan VA.

4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas	Admin Keuangan	BAAK/Prodi	Admin SI/TI
Generate VA	R/A	I	I
Pembatalan VA	R/A	I	I
Dukungan teknis (akses/galat)	I	I	R

R=Responsible, A=Accountable, I=Informed

5. Prasyarat

1. Tagihan mahasiswa/pendaftar sudah terbit.

2. Switching bank/metode bayar aktif di institusi.

3. Akses ke menu Transaksi → Virtual Account tersedia untuk Admin Keuangan.

---

6. Prosedur Operasional

6.1 Generate VA (Admin Keuangan)

1. Buka Modul Keuangan → Transaksi → Virtual Account → Tambah.

2. Pilih Mahasiswa atau Pendaftar.

3. Isi NIM/Kode Pendaftar dan pilih switching bank. Klik Tampilkan Tagihan.

4. Centang tagihan yang akan dibayar → klik Generate VA.

5. Sistem menerbitkan nomor VA sesuai pilihan; VA tercatat pada daftar Virtual Account.

6.2 Pembatalan VA

1. Buka Modul Keuangan → Transaksi → Virtual Account.

2. Gunakan filter (Mahasiswa/Pendaftar) dan cari berdasarkan Nomor VA / NIM / Kode Pendaftar / Nama.

3. Klik Batalkan VA (ikon X). Status VA menjadi batal dan tidak dapat digunakan.

Catatan kebijakan: Jika pembayaran dilakukan melewati tanggal jatuh tempo, VA menjadi expired dan tidak berlaku.

---

7. Flowchart Proses (di dalam SOP)

Legenda: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→.

7.1 Alur Generate VA

No	Kegiatan	Admin Keuangan	Kelengkapan	Waktu	Output
1	Mulai	◯	—	—	—
2	Buka Transaksi → Virtual Account → Tambah	▭ ↓	Akses modul	±1–2 mnt	Form tambah VA
3	Pilih entitas & bank, isi identitas, Tampilkan Tagihan	▭ ↓	Data mahasiswa/pendaftar	±2–5 mnt	Daftar tagihan
4	Pilih tagihan → Generate VA	▭ ↓	Tagihan valid	±1–3 mnt	VA terbit
5	(Opsional) Cek daftar VA	▭ ↓	—	±1 mnt	VA tercatat
6	Selesai	◯	—	—	—

7.2 Alur Pembatalan VA

No	Kegiatan	Admin Keuangan	Kelengkapan	Waktu	Output
1	Mulai	◯	—	—	—
2	Buka Transaksi → Virtual Account	▭ ↓	Akses modul	±1 mnt	Daftar VA
3	Filter & cari (Nomor VA/NIM/Kode/Nama)	▭ ↓	Data pencarian	±1–3 mnt	VA ditemukan
4	Klik Batalkan VA (ikon X)	▭ ↓	Hak akses	±1 mnt	VA dibatalkan
5	Selesai	◯	—	—	—

---

8. Kriteria Keberterimaan

• Generate VA: VA terbit dan tercatat; sesuai tagihan serta bank/metode yang dipilih.

• Pembatalan VA: Status VA batal dan tidak dapat diproses pembayaran.

• Expired control: VA otomatis tidak berlaku setelah jatuh tempo.

9. Pengendalian & Audit

• Simpan bukti (screenshot/log) pembuatan & pembatalan VA.

• Rekap harian nomor VA yang terbit/dibatalkan untuk rekonsiliasi.

10. Penanganan Kendala (Exception)

Masalah	Gejala	Penyebab Umum	Tindakan
Tagihan tidak muncul saat Tampilkan Tagihan	Daftar kosong	Salah entitas/identitas atau belum ada tagihan	Verifikasi entitas & identitas; pastikan tagihan sudah terbit.
Ingin ganti bank/metode	Perlu pindah kanal	VA sudah terbit	Batalkan VA yang lama, lalu Generate VA baru dengan bank/metode yang diinginkan.
VA tidak bisa dibayar	Ditolak kanal pembayaran	Expired melewati jatuh tempo	Buat VA baru dan informasikan batas waktu pembayaran.

11. SLA & Komunikasi

• Generate/pembatalan VA: ±5–10 menit per transaksi.

• Informasi ke mahasiswa/pendaftar (nomor VA/pembatalan): H+0 melalui kanal resmi.

12. Rekaman Wajib

• Log pembuatan & pembatalan VA (nomor VA, pihak, tanggal, bank/metode).

• Rekap untuk rekonsiliasi dengan laporan bank/payment switching.

13. Riwayat Perubahan

• v1.1: Revisi tata letak (flowchart di dalam SOP) dan pembersihan semua tautan.