SOP Pengaturan Tarif Tagihan per Mata Kuliah

Kode Dokumen: SOP-Keu-TarifMK-01 Versi: 1.0 (14-04-2020) Tanggal Efektif: (14-05-2020) Disusun oleh: Admin Keuangan Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang Keuangan/BAAK

---

1. Tujuan

Menetapkan prosedur baku penetapan tarif tagihan per mata kuliah sehingga tagihan otomatis menyesuaikan jumlah MK yang diambil mahasiswa saat KRS.

2. Ruang Lingkup

Berlaku pada Modul Keuangan Mahasiswa, khususnya menu:

• Referensi → Transaksi → Akun Transaksi (set frekuensi tagihan “Kuliah SKS”),

• Tarif → Tagihan (membuat tarif dan mengubah frekuensi tarif menjadi “Mata Kuliah”),

• Tarif → Mata Kuliah (penyesuaian nominal per MK tertentu).

3. Definisi

• Akun Transaksi (Kuliah SKS): Akun transaksi dengan frekuensi tagihan = “Kuliah SKS” sebagai prasyarat skema per-MK.

• Tarif Tagihan (Master): Master tarif yang dikaitkan ke Akun Transaksi; setelah disimpan dan diubah ke frekuensi “Mata Kuliah”, sistem akan mengurai tarif per MK.

• Tarif per Mata Kuliah: Turunan otomatis dari master tarif; bisa di-edit per MK bila ada kebutuhan nominal khusus.

4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas	Admin Keuangan	BAAK/Prodi	Admin SI/TI
Membuat Akun Transaksi (Kuliah SKS)	R/A	I	I
Membuat Tarif Tagihan & ubah frekuensi ke “Mata Kuliah”	R	C	I
Menyesuaikan nominal di Tarif → Mata Kuliah	R	C	I
Dukungan akses/galat sistem	I	I	R

R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed

5. Prasyarat

1. Kebijakan tarif ditetapkan dan disetujui pimpinan.

2. Hak akses Modul Keuangan Mahasiswa aktif.

3. Tersedia Akun Transaksi dengan frekuensi “Kuliah SKS”.

---

6. Prosedur Operasional

6.1 Siapkan Akun Transaksi (Kuliah SKS)

1. Buka Modul Keuangan Mahasiswa → Referensi → Transaksi → Akun Transaksi.

2. Tambah akun; pada Frekuensi tagihan, pilih “Kuliah SKS” → Simpan.

6.2 Buat Master Tarif Tagihan

1. Masuk Tarif → Tagihan → klik Tambah untuk menambahkan tarif baru.

2. Isi nominal sesuai kebutuhan dan pilih Akun Transaksi yang dibuat pada langkah 6.1 → Simpan.

6.3 Ubah Frekuensi Tarif menjadi “Mata Kuliah”

1. Pada daftar Tarif Tagihan, klik Detail (ikon mata).

2. Klik Edit, ubah Frekuensi Tarif menjadi “Mata Kuliah” → Simpan. Setelah tersimpan, sistem otomatis membuat tarif untuk setiap mata kuliah dengan nominal dari master tarif.

6.4 Penyesuaian Nominal per MK (Opsional)

1. Bila diperlukan nominal berbeda pada MK tertentu, buka Tarif → Mata Kuliah dan edit nominal per MK yang dimaksud.

Catatan: Skema tagihan per MK hanya berlaku untuk jenis tagihan dengan frekuensi “Kuliah SKS” dan alurnya identik kecuali penyesuaian di langkah 6.3.

---

7. Kriteria Keberterimaan

• Akun Transaksi tersimpan dengan frekuensi “Kuliah SKS”.

• Master Tarif tersimpan dan Frekuensi Tarif = “Mata Kuliah” pada halaman Detail.

• Tarif per Mata Kuliah terbentuk otomatis dan dapat diubah per MK jika diperlukan.

8. Pengendalian & Audit

• Simpan screenshot pengaturan: Akun Transaksi, master Tarif, dan halaman Detail yang menunjukkan Frekuensi Tarif = “Mata Kuliah”.

• Audit berkala di Tarif → Mata Kuliah untuk memastikan nominal sesuai kebijakan.

9. Penanganan Kendala (Exception)

Kode	Masalah	Penyebab	Tindakan Korektif
E-01	Tagihan tidak terbentuk per MK	Akun Transaksi bukan “Kuliah SKS”	Revisi Frekuensi tagihan pada Akun Transaksi menjadi “Kuliah SKS”.
E-02	Tarif per MK tidak muncul	Frekuensi Tarif belum diubah ke “Mata Kuliah”	Buka Tarif → Tagihan → Detail → Edit, ubah ke “Mata Kuliah”, Simpan.
E-03	Perlu nominal berbeda per MK	Semua MK mengikuti nominal master	Ubah di Tarif → Mata Kuliah untuk MK tertentu.

10. SLA & Komunikasi

• Pembuatan Akun Transaksi + master tarif: ≤ 30 menit.

• Pengubahan frekuensi tarif & verifikasi per-MK: ≤ 20 menit.

• Penyesuaian nominal per MK (opsional): ≤ 30 menit per batch.

11. Rekaman Wajib

• SK/Keputusan tarif.

• Tangkapan layar pengaturan Akun Transaksi, Tarif Tagihan (Detail), dan Tarif → Mata Kuliah.

12. Riwayat Perubahan

• v1.0 (14-04-2020): SOP awal disusun.

---

Lampiran — Flowchart Tarif per Mata Kuliah

Legenda: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→.

Tabel L1. Alur Utama

No	Kegiatan	Admin Keuangan	Kelengkapan	Waktu	Output	Ket.
1	Mulai	◯	—	—	—	START
2	Buat Akun Transaksi (Frekuensi = Kuliah SKS)	▭ ↓	Kebijakan tarif	±5–10 mnt	Akun siap	—
3	Tarif → Tagihan → Tambah (pilih Akun Transaksi)	▭ ↓	Nominal tarif	±5–10 mnt	Master tarif tersimpan	—
4	Detail → Edit → Frekuensi Tarif = “Mata Kuliah”	▭ ↓	Akses detail tarif	±3–5 mnt	Frekuensi terset	—
5	Sistem otomatis bentuk Tarif per MK	▭ ↓	—	otomatis	Daftar tarif per MK	—
6	Keputusan: perlu beda nominal per MK?	◇ YA→7 / TIDAK→8	—	±1 mnt	—	—
7	Edit nominal di Tarif → Mata Kuliah (per MK)	▭ →	Daftar MK	±5–30 mnt	Nominal MK disesuaikan	—
8	Selesai	◯	—	—	Arsip bukti	END

Tabel L2. Penanganan Kendala

Kode	Masalah	Penyebab	Tindakan	Waktu	Kembali ke
E-01	Tidak per-MK	Akun bukan “Kuliah SKS”	Ubah Akun Transaksi → “Kuliah SKS”	±5–10 mnt	Langkah 2
E-02	Daftar tarif per MK kosong	Frekuensi Tarif belum “Mata Kuliah”	Atur di Detail Tarif → Edit	±3–5 mnt	Langkah 4
E-03	Nominal khusus diperlukan	Semua ikut master	Tarif → Mata Kuliah (edit per MK)	±5–30 mnt	Langkah 7

---