SOP Pembayaran Tagihan oleh Mahasiswa (Login Mahasiswa)

Kode Dokumen: SOP-KEU-BYR-01 Versi: 1.0 (24-03-2020) Tanggal Efektif: (24-04-2020) Disusun oleh: Admin Keuangan/BAAK Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang AUAK

---

1. Tujuan

Memberikan prosedur baku bagi mahasiswa untuk membayar tagihan melalui Login Mahasiswa hingga memperoleh Virtual Account (VA) dan menyelesaikan pembayaran.

2. Ruang Lingkup

Pemilihan tagihan, pemilihan metode pembayaran, pembuatan VA, dan pelaksanaan pembayaran pada kanal bank yang tersedia.

3. Definisi

• Tagihan Mahasiswa: Halaman yang menampilkan daftar tagihan aktif dan aksi pembayaran.

• Bayar Tagihan: Tombol untuk menghasilkan Virtual Account berdasarkan tagihan yang dicentang dan metode yang dipilih.

• Virtual Account (VA): Nomor pembayaran yang ditampilkan setelah menekan Bayar Tagihan; dapat disalin untuk digunakan di kanal pembayaran.

4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas	Mahasiswa	Keuangan/BAAK	Admin SI/TI
Memilih tagihan & metode pembayaran	R	I	I
Meng-generate VA & menyalin VA	R	I	I
Membayar via kanal bank	R	I	I
Monitoring & rekonsiliasi pembayaran	I	R/A	I
Dukungan teknis (akses/galat)	I	I	R

R=Responsible, A=Accountable, I=Informed

5. Prasyarat

1. Mahasiswa dapat login dengan akun aktif.

2. Tagihan tersedia pada Tagihan Mahasiswa.

3. Metode pembayaran (bank/VA) telah diaktifkan institusi.

---

6. Prosedur Operasional

1. Login ke Sisfokampus Platform menggunakan username dan password.

2. Buka Profil Mahasiswa → Tagihan Mahasiswa.

3. Centang tagihan yang akan dibayar, lalu pilih Metode Pembayaran yang tersedia.

4. Klik Bayar Tagihan.

5. Sistem menampilkan Nomor Virtual Account (VA). Klik Salin Nomor, lalu lakukan pembayaran menggunakan VA sesuai metode yang dipilih.

6. (Opsional) Ikuti instruksi langkah bayar yang tampil pada halaman sesuai metode (ATM, m-banking, dll.).

---

7. Kriteria Keberterimaan

• Nomor VA tampil setelah Bayar Tagihan.

• Fitur Salin Nomor berfungsi dan pembayaran dapat dilanjutkan di kanal bank yang dipilih.

• Pembayaran tercatat pada sistem sesuai rekonsiliasi bank.

8. Pengendalian & Audit

• Gunakan histori transaksi/riwayat pembayaran untuk verifikasi.

• (Opsional) Simpan tangkapan layar nomor VA dan bukti bayar untuk klarifikasi bila diperlukan.

9. Penanganan Kendala (Exception)

Masalah	Gejala	Penyebab Umum	Tindakan
VA tidak muncul	Setelah klik Bayar Tagihan, halaman VA tidak tampil	Metode belum dipilih/latensi jaringan	Pilih metode, pastikan koneksi stabil, ulangi proses
Tidak dapat menyalin VA	Tombol Salin Nomor tidak responsif	Peramban/perangkat bermasalah	Coba peramban/perangkat lain; catat VA secara manual
Bingung langkah bank	Tidak tahu langkah di ATM/MBanking	Belum membuka instruksi metode	Baca instruksi yang tampil pada halaman pembayaran

10. SLA & Komunikasi

• Respons dukungan teknis: ≤ 1×24 jam hari kerja.

• Rekonsiliasi pembayaran mengikuti jadwal operasional bank.

11. Rekaman Wajib

• Riwayat Bayar Tagihan dan data VA pada sistem.

• Bukti pembayaran (slip/konfirmasi bank) bila diminta.

12. Riwayat Perubahan

• v1.0 (24-03-2020): SOP disusun dan disahkan internal.

---

Lampiran — Flowchart Pembayaran Tagihan (Dalam Tabel)

Legenda: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→.

Tabel L1. Alur Utama (dengan Waktu)

No	Kegiatan	Mahasiswa	Kelengkapan	Waktu	Output	Ket.
1	Mulai	◯	—	—	—	START
2	Login ke Sisfokampus Platform	▭ ↓	Kredensial aktif	±1–2 mnt	Masuk sistem	—
3	Profil → Tagihan Mahasiswa	▭ ↓	Tagihan tersedia	±1 mnt	Daftar tagihan tampil	—
4	Centang tagihan & pilih Metode Pembayaran	▭ ↓	Metode tersedia	±1–3 mnt	Siap bayar	—
5	Klik Bayar Tagihan	▭ ↓	—	±1 mnt	Halaman VA	—
6	Salin Nomor VA & bayar via kanal bank	▭ ↓	Instruksi metode	±3–10 mnt	Pembayaran diproses	—
7	Selesai	◯	—	—	Arsip bukti bayar	END

Tabel L2. Penanganan Kendala (dengan Waktu)

Kode	Masalah	Penyebab	Tindakan	Waktu	Kembali ke
X1	VA tidak tampil	Metode belum dipilih/latensi	Pilih metode, ulangi Bayar Tagihan	±3–5 mnt	Langkah 4–5
X2	Tombol Salin Nomor bermasalah	Browser/perangkat	Gunakan browser lain/catat manual	±2–5 mnt	Langkah 6
X3	Tidak paham langkah bank	Belum lihat instruksi metode	Baca instruksi pada halaman pembayaran	Variatif	Langkah 6