SOP Pergantian Kurikulum
SOP: Pergantian Kurikulum (Reguler & OBE)
Kode Dokumen: SOP-AKD-KRK-01 Versi: 1.0 (22-04-2024) Tanggal Efektif: (22-05-2024) Disusun oleh: BAAK/Unit Akademik Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang AUAK
1. Tujuan
Menetapkan prosedur baku pergantian kurikulum—baik kurikulum reguler maupun kurikulum berbasis OBE—mulai dari penambahan Tahun Kurikulum, penyiapan Mata Kuliah, penyusunan Kurikulum Prodi, hingga ekivalensi agar transisi mahasiswa berjalan tertib, terdokumentasi, dan akuntabel.
2. Ruang Lingkup
Berlaku untuk seluruh Program Studi pada , mencakup pengaturan di modul Perkuliahan → Data Kurikulum dan proses pendukung ekivalensi lintas angkatan.
3. Definisi
Tahun Kurikulum: penanda versi kurikulum (mis. 2025) yang menaungi daftar MK & struktur. Kurikulum Prodi: paket MK, bobot SKS, dan aturan prodi pada Tahun Kurikulum tertentu. OBE: Outcome Based Education berbasis CPL/CPMK. Ekivalensi MK: pemetaan MK lama ke MK baru agar capaian studi tetap diakui. Skala Nilai: referensi rentang/huruf nilai yang dibutuhkan untuk “Nilai Minimum” ekivalensi.
4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)
Menambah Tahun Kurikulum & MK
R
C
C
A/I
Menyusun Kurikulum Prodi
R
C
C
A/I
Mengaktifkan OBE per Prodi
R
C
C
A/I
Menyusun Ekivalensi
R
C
C
A/I
Audit & Pelaporan Perubahan
R
C
A
I
R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed
5. Prasyarat
SK/BA perubahan kurikulum telah terbit.
Daftar & spesifikasi MK baru disetujui (nama, kode, SKS, prasyarat).
Bila OBE diaktifkan, prodi yang menggunakan OBE telah dicentang di sistem.
Skala Nilai telah terdata di Perkuliahan → Data Kurikulum → Skala Nilai (untuk “Nilai Minimum”).
Catatan OBE: periode cut-off yang dapat menggunakan OBE adalah 2023/2024 Ganjil.
6. Prosedur Operasional
6.1 Pergantian Kurikulum Reguler (Non-OBE)
Tambahkan Tahun Kurikulum (Perkuliahan → Data Kurikulum → Tahun Kurikulum) → tambahkan/lengkapi Mata Kuliah (Perkuliahan → Data Kurikulum → Mata Kuliah; rujuk panduan “Cara Menambahkan MK”) → susun Kurikulum Prodi (Perkuliahan → Data Kurikulum → Kurikulum Prodi) dengan sebaran semester, beban SKS, dan prasyarat yang benar → uji tampilan (dry run) sebelum publikasi.
6.2 Pergantian Kurikulum dengan OBE (Aktif OBE)
Aktifkan OBE sesuai panduan Manajemen OBE → tambahkan Tahun Kurikulum (Modul Akademik → Perkuliahan → Data Kurikulum → Tahun Kurikulum) → centang prodi yang menggunakan OBE → tambahkan Mata Kuliah → susun Kurikulum Prodi yang konsisten dengan peta CPL/CPMK.
6.3 Proses Ekivalensi Mata Kuliah
Dilakukan bila (a) angkatan lama diarahkan memakai Tahun Kurikulum terbaru dan/atau (b) kampus menggunakan prasyarat MK. Langkah: siapkan tabel pemetaan MK lama→baru (1:1, 1:>1, >1:1) → tetapkan Nilai Minimum yang diakui (pastikan Skala Nilai tersedia) → konfigurasikan ekivalensi (ikuti panduan “Proses Ekivalensi MK”) → uji dengan sampel mahasiswa lintas angkatan (cek transkrip/prasyarat) → sahkan & arsipkan BA.
7. Kriteria Keberterimaan
Tahun Kurikulum new aktif; seluruh MK tersimpan benar; Kurikulum Prodi terbit; prodi OBE (jika ada) sudah ditandai; Skala Nilai tersedia; ekivalensi tersusun & terverifikasi; tidak ada error di tampilan KRS/portal.
8. Pengendalian & Audit
Semua perubahan terekam di log; tersedia Berita Acara Perubahan Kurikulum. LPM/GKM audit konten (nama MK, SKS, semester, prasyarat, status OBE) dan uji fungsional (KRS, prasyarat). Temuan wajib ditutup sebelum KRS dibuka.
9. Penanganan Kendala (Exception)
“Nilai Minimum” tidak muncul → lengkapi Skala Nilai terlebih dahulu.
MK tidak muncul di Kurikulum Prodi → pastikan MK sudah dibuat & disimpan.
Prasyarat tak terbaca di KRS → lengkapi relasi prasyarat pada Kurikulum Prodi.
Prodi OBE tidak terbaca → pastikan checkbox prodi OBE dicentang & disimpan.
Selisih nama/kode MK → samakan data, lalu refresh Kurikulum Prodi.
10. SLA & Komunikasi
Konfigurasi kurikulum (tahun, MK, kurikulum prodi) selesai maks. 10 hari kerja sejak SK; ekivalensi selesai maks. H–7 KRS; komunikasi perubahan disebar minimal H–5 KRS.
11. Rekaman Wajib
SK/SURAT keputusan; tangkapan layar (before/after) Tahun Kurikulum, daftar MK, Kurikulum Prodi; dokumen ekivalensi & BA uji sampel; log audit LPM/GKM & daftar perbaikan.
12. Daftar Periksa (Checklist)
Tahun Kurikulum baru dibuat & aktif
Semua MK baru/ubah tersimpan (nama, kode, SKS, prasyarat)
Kurikulum Prodi tersusun & tampil benar
Prodi OBE ditandai (bila OBE)
Skala Nilai terkonfigurasi
Ekivalensi MK tersusun, diuji, disahkan
Pengumuman ke prodi/mahasiswa terkirim
13. Riwayat Perubahan
v1.0 (22-04-2024)
Lampiran — Flowchart SOP (Dalam Tabel)
Legenda simbol: ◯ = Start/End · ▭ = Proses · ◇ = Keputusan · panah ↓/→ = aliran.
Tabel L1. Flowchart Utama (Reguler & OBE)
No
Kegiatan
Admin Akademik/BAAK
Kaprodi/Tim Kurikulum
LPM/GKM
Pimpinan (WR I/Rektor)
Kelengkapan
Waktu
Output
Ket.
1
Penetapan perubahan kurikulum
◯
SK/BA perubahan kurikulum
–
SK perubahan
START
2
Tambah Tahun Kurikulum
▭ ↓
Draft struktur tahun
±30 mnt
Tahun Kurikulum baru
—
3
Tambah/rapikan Mata Kuliah
▭ ↓
▭ (review)
▭ (QA)
Daftar MK final
1–2 hari
Data MK tersimpan
—
4
Susun Kurikulum Prodi
▭ ↓
▭ ↓
▭ (QA)↓
Rincian kurikulum
1–3 hari
Kurikulum Prodi tersimpan
—
5
Prodi menggunakan OBE?
◇ YA→6A / TIDAK→6B
◇ (usul)
Cek konsistensi
Notulensi keputusan
±30 mnt
Keputusan OBE
—
6A
(YA) Aktifkan OBE & centang prodi OBE
▭ ↓
Prodi ditandai OBE
±10 mnt
Prodi OBE aktif
Jalur OBE
6B
(TIDAK) Lanjut tanpa aktivasi OBE
▭ (lewati)
—
—
Status non-OBE
Jalur Reguler
7
Perlu ekivalensi MK?
◇ YA→8 / TIDAK→11
◇ (usul)
Kebijakan akademik
±30 mnt
Keputusan ekivalensi
—
8
Susun Ekivalensi MK (pemetaan + nilai minimum)
▭ ↓
▭ (susun)↓
▭ (QA)
Tabel pemetaan
1–3 hari
Draft ekivalensi
—
9
Opsi “Nilai Minimum” tampil?
◇ YA→10 / TIDAK→9b
Cek skala nilai
±10 mnt
—
—
9b
Input Skala Nilai (jika belum ada)
▭ → kembali ke 9
Data skala nilai
±20 mnt
Skala aktif
—
10
Uji sampel & Sahkan ekivalensi
▭
▭ (uji)
▭ (audit)↓
▭ (setujui)
BA uji & pengesahan
1–2 hari
Ekivalensi sah
—
11
Publikasi & Komunikasi (H–5 KRS)
▭ ↓
▭ (sosialisasi)
▭ (monitor)
▭
Draft pengumuman
≤1 hari
Info ke prodi/mahasiswa
—
12
Kurikulum baru aktif
◯
—
—
Go-live
END
Tabel L2. Sub-Flow Ekivalensi (Detail)
E1
▭
Susun pemetaan MK lama → baru (1:1, 1:>1, >1:1)
E2
–
Draft pemetaan (Kaprodi/BAAK)
E2
◇
Nilai Minimum ditetapkan?
E3
E4
Ambang nilai (Kaprodi)
E3
▭
Input “Nilai Minimum” per pasangan
E5
–
Ambang terekam (Admin Akd)
E4
▭
Lengkapi Skala Nilai bila belum ada
E3
–
Skala aktif (Admin Akd)
E5
▭
Uji sampel (transkrip & prasyarat)
E6
–
Hasil uji (BAAK/LPM)
E6
▭
Sahkan & arsipkan BA
E7
–
BA pengesahan (Pimpinan/LPM)
E7
◯
Ekivalensi siap digunakan
–
–
—
Tabel L3. Penanganan Kendala (Exception Handling)
X1
“Nilai Minimum” tidak muncul
Skala Nilai belum ada
Input Skala Nilai lalu refresh
9/9b/10
X2
MK tak muncul di Kurikulum Prodi
MK belum dibuat/tersimpan
Tambah/benahi MK, simpan
3/4
X3
Prasyarat tak terbaca di KRS
Relasi prasyarat belum dipetakan
Lengkapi prasyarat di Kurikulum Prodi
4
X4
Prodi OBE tak terbaca sebagai OBE
Checkbox OBE belum dicentang
Centang OBE & simpan
6A
X5
Selisih nama/kode MK
Input tidak konsisten
Samakan data, re-sync
3–4
Last updated