SOP Pengumpulan Tugas oleh Mahasiswa
SOP Pengumpulan Tugas oleh Mahasiswa
Kode Dokumen: SOP-AKD-TGS-01 Versi: 1.0 (16-04-2020) Tanggal Efektif: (16-05-2020) Disusun oleh: BAAK/Unit Akademik Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang Akademik/LPM
1. Tujuan
Menetapkan prosedur baku bagi mahasiswa untuk mengumpulkan tugas melalui Forum Kelas secara tertib, terdokumentasi, dan mudah diaudit.
2. Ruang Lingkup
Berlaku untuk seluruh mahasiswa, dosen pengampu, dan admin LMS/akademik pada kegiatan unggah tugas di Forum Kelas.
3. Definisi
Forum Kelas: ruang diskusi per matakuliah tempat mahasiswa mengirim respons/berkas tugas.
Komentari: tombol/fitur pada detail forum untuk menulis jawaban dan mengunggah berkas, lalu Kirim.
Bukti Kirim: tangkapan layar/notifikasi atau entri kiriman yang tampil setelah tombol Kirim digunakan.
4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)
Membaca instruksi tugas & tenggat
R
I
I
Mengunggah jawaban via Komentari → Kirim
R
I
I
Memeriksa keterbacaan lampiran/tautan
R
I
I
Memberi umpan balik/penilaian (di luar berkas sumber)
I
R
I
Bantuan teknis (akses, login, error unggah)
I
I
R
R=Responsible, I=Informed
5. Prasyarat
Mahasiswa terdaftar pada kelas/matakuliah terkait.
Tugas tersedia pada Forum Kelas dan tenggat waktu diumumkan dosen.
Perangkat & koneksi internet memadai; format/ukuran berkas mengikuti ketentuan tugas.
6. Prosedur Operasional
Akses Forum Kelas pada matakuliah terkait, lalu buka detail forum tempat tugas diposting.
Klik Komentari untuk menulis jawaban/menambahkan lampiran (file/link).
Pastikan isi/keterangan singkat jawaban jelas dan berkas terunggah.
Klik Kirim untuk menyampaikan tugas; pastikan kiriman tampil pada thread forum.
Simpan Bukti Kirim (tangkapan layar/riwayat kiriman) jika diminta.
Bila diperlukan revisi sebelum tenggat, perbarui kiriman sesuai kebijakan dosen (jika fitur diizinkan).
7. Kriteria Keberterimaan
Tugas terkirim di thread Forum Kelas (terlihat oleh dosen/mahasiswa).
Lampiran dapat diunduh/dibuka dan sesuai format yang diminta.
Tenggat dipenuhi (timestamp kiriman ≤ batas waktu).
8. Pengendalian & Audit
Pelacakan menggunakan riwayat kiriman di thread Forum Kelas.
Dosen/Admin LMS dapat memeriksa waktu kirim, lampiran, dan log aktivitas untuk keperluan verifikasi.
9. Penanganan Kendala (Exception)
Gagal unggah via Komentari
Tombol tidak responsif/berkas tak terunggah
Refresh halaman, periksa ukuran/jenis berkas, coba ulang; bila masih gagal hubungi Admin LMS.
Kiriman tidak muncul di thread
Setelah Kirim, tidak ada entri
Ulangi proses dan pastikan koneksi stabil; simpan bukti kirim saat berhasil.
Salah berkas/kurang keterangan
Dosen tidak dapat menilai
Lakukan revisi sebelum tenggat (jika diizinkan) atau hubungi dosen untuk instruksi selanjutnya.
10. SLA & Komunikasi
Mahasiswa mengunggah tugas sebelum tenggat yang ditentukan dosen.
Respons bantuan teknis Admin LMS maksimal 1×24 jam pada hari kerja.
11. Rekaman Wajib
Entri kiriman pada thread Forum Kelas (menjadi bukti pengumpulan).
(Opsional) Tangkapan layar bukti kirim bila diminta.
12. Riwayat Perubahan
v1.0 (16-04-2024): SOP disusun berdasarkan panduan “Tata cara mengumpulkan tugas oleh Mahasiswa”.
Lampiran — Flowchart Pengumpulan Tugas (Dalam Tabel)
Legenda simbol: ◯ = Start/End · ▭ = Proses · ◇ = Keputusan · panah ↓/→ = aliran.
Tabel L1. Flowchart Utama
No
Kegiatan
Mahasiswa
Dosen Pengampu
Admin LMS
Kelengkapan
Waktu
Output
Ket.
1
Mulai proses
◯
–
–
–
START
2
Akses Forum Kelas & buka detail forum tugas
▭ ↓
Akun aktif
±1–3 mnt
Halaman detail forum
Sumber panduan
3
Klik Komentari
▭ ↓
Instruksi tugas
±1 mnt
Kolom komentar aktif
4
Unggah jawaban/berkas + tulis keterangan
▭ ↓
File siap unggah
±2–5 mnt
Lampiran terunggah
5
Klik Kirim
▭ ↓
Koneksi stabil
±1 mnt
Kiriman tampil di thread
6
Verifikasi kiriman tampil/bisa diunduh
▭
–
±1 mnt
Bukti kirim disimpan
–
7
(Opsional) Revisi sebelum tenggat
◇ YA→8 / TIDAK→9
Kebijakan dosen
Bergantung
Kiriman diperbarui
–
8
Lakukan pembaruan kiriman
▭ ↓
–
±2–5 mnt
Kiriman final
–
9
Dosen menilai/beri umpan balik (di luar berkas sumber)
▭
–
Sesuai jadwal
Nilai/komentar
–
10
Selesai
◯
–
–
Arsip kiriman
END
Tabel L2. Penanganan Kendala
X1
Komentari tidak muncul
Belum di halaman detail forum
Buka detail forum → ulangi
2–3
X2
Berkas gagal unggah
Format/ukuran tak sesuai atau koneksi
Ubah format/kompres, stabilkan koneksi
4
X3
Kiriman tak tampil
Gagal Kirim/timeout
Ulangi Kirim; simpan bukti
5–6
Last updated