SOP generate VA oleh Mahasiswa
Kode Dokumen: SOP-AKD-VA-01 Versi: 1.0 (12-04-2020) Tanggal Efektif: (16-05-2020) Disusun oleh: BAAK/Keuangan & Admin Akademik Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang Akademik/Keuangan
1. Tujuan
Menetapkan prosedur baku bagi mahasiswa untuk membuat Virtual Account (VA) atas tagihan yang tampil di Dashboard Mahasiswa, termasuk opsi pembatalan VA jika diperlukan.
2. Ruang Lingkup
Berlaku untuk seluruh mahasiswa aktif, unit Keuangan (monitoring pembayaran), dan Admin SI/TI (dukungan teknis) pada proses generate VA .
3. Definisi
Dashboard Mahasiswa: halaman ringkas berisi daftar tagihan dan aksi pembayaran.
Generate VA: proses membuat nomor VA untuk membayar tagihan; dilakukan dari tombol Bayar Tagihan setelah memilih/mencentang tagihan dan metode pembayaran.
Batalkan Pembayaran: tombol untuk membatalkan VA yang sudah dibuat dan kembali ke daftar tagihan.
4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)
Memilih tagihan & generate VA
R
I
I
Menyalin VA & melakukan pembayaran di kanal bank
R
I
I
Membatalkan VA (bila salah pilih)
R
I
I
Monitoring arus masuk pembayaran & rekonsiliasi
I
R/A
I
Dukungan teknis (akses/error)
I
I
R
R=Responsible, A=Accountable, I=Informed
5. Prasyarat
Akun mahasiswa aktif dan memiliki tagihan pada Dashboard.
Kanal pembayaran/VA telah diaktifkan oleh kampus (bank rekanan).
Perangkat & koneksi internet memadai.
6. Prosedur Operasional
Buka Dashboard Mahasiswa untuk melihat detail tagihan. Klik Lihat Rincian → Bayar Tagihan untuk memulai generate VA.
Centang tagihan yang akan dibayar, pilih metode pembayaran, lalu klik Bayar Tagihan.
Sistem menampilkan nomor VA. Salin/copy nomor VA tersebut untuk melakukan pembayaran.
(Opsional) Batalkan VA bila terjadi kesalahan: klik Batalkan Pembayaran (bagian bawah halaman) untuk kembali ke daftar tagihan, lalu lakukan generate ulang bila perlu.
7. Kriteria Keberterimaan
Nomor VA tampil setelah klik Bayar Tagihan dan dapat disalin oleh mahasiswa.
Jika dibatalkan, mahasiswa kembali ke daftar tagihan dan dapat melakukan generate VA kembali.
8. Pengendalian & Audit
Bukti jejak: log aksi “Bayar Tagihan”, “Batalkan Pembayaran”, dan nomor VA yang terbit di sistem.
Unit Keuangan merekonsiliasi pembayaran yang masuk dari bank terhadap VA yang dibuat.
9. Penanganan Kendala (Exception)
VA tidak muncul
Setelah klik Bayar Tagihan, halaman tidak memuat VA
Refresh; pastikan tagihan telah dicentang & metode pembayaran dipilih; ulangi proses.
Salah memilih tagihan
VA sudah terbit namun salah nominal/tagihan
Klik Batalkan Pembayaran untuk membatalkan VA, kembali ke daftar tagihan, lalu generate ulang.
Akses/galat sistem
Tombol tidak responsif/terjadi error
Dokumentasikan tangkapan layar & laporkan ke Admin SI/TI; coba dari perangkat/jaringan lain.
10. SLA & Komunikasi
Respon dukungan teknis Admin SI/TI: maks. 1×24 jam pada hari kerja.
Rekonsiliasi pembayaran oleh Keuangan mengikuti jadwal operasional bank.
11. Rekaman Wajib
Log sistem generate VA dan pembatalan VA.
(Opsional) Tangkapan layar halaman VA untuk pembuktian internal.
12. Riwayat Perubahan
v1.0 (12-04-2020)
Lampiran — Flowchart Generate VA (Dalam Tabel)
Legenda simbol: ◯ = Start/End · ▭ = Proses · ◇ = Keputusan · panah ↓/→.
Tabel L1. Alur Utama
No
Kegiatan
Mahasiswa
Keuangan/BAAK
Admin SI/TI
Kelengkapan
Waktu
Output
Ket.
1
Mulai
◯
–
–
–
START
2
Lihat rincian tagihan di Dashboard
▭ ↓
Tagihan tersedia
±1–2 mnt
Halaman rincian
3
Klik Bayar Tagihan
▭ ↓
–
±1 mnt
Proses pembayaran dimulai
4
Centang tagihan & pilih metode pembayaran
▭ ↓
Data tagihan
±1–3 mnt
Pilihan tersimpan
5
Konfirmasi & generate VA
▭ ↓
–
±1 mnt
Nomor VA tampil & bisa di-copy
6
Keputusan: ada kesalahan?
◇ YA→7 / TIDAK→8
–
–
–
–
7
Batalkan Pembayaran (pembatalan VA)
▭ → kembali ke 2
–
±1 mnt
Kembali ke daftar tagihan
8
Selesaikan pembayaran via kanal bank dengan nomor VA
▭ ↓
▭ (monitor)
Instruksi bank
–
Pembayaran tercatat
–
9
Selesai
◯
–
–
Arsip log & bukti
END
Last updated