SOP: Pengajuan & Validasi Cuti Pegawai

Kode Dokumen: SOP-HR-CUTI-01 Versi: 1.0 (17-12-2020) Tanggal Efektif: (31-12-2020) Disusun oleh: Unit Kepegawaian/SDM Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang AUPK

---

1. Tujuan

Menetapkan prosedur baku pengajuan cuti pegawai/dosen dan validasi berjenjang agar proses tertib, terdokumentasi, dan akuntabel.

2. Ruang Lingkup

Berlaku pada Modul Kepegawaian untuk peran Pemohon, Validator 1, dan Validator 2—mencakup pengajuan, notifikasi, persetujuan, atau penolakan disertai alasan.

3. Definisi

• Pemohon: Pegawai/dosen yang mengajukan cuti melalui Operasional → Pengajuan → Cuti.

• Validator 1: Penerima notifikasi pertama; menilai dan memutuskan setuju/tolak. Jika setuju, sistem meneruskan ke Validator 2.

• Validator 2: Level persetujuan berikutnya; memberi keputusan akhir setuju/tolak.

• Penolakan: Keputusan menolak pengajuan yang wajib disertai alasan.

4. Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas	Pemohon	Validator 1	Validator 2	Admin Kepegawaian/SI
Membuat & mengirim pengajuan cuti	R	I	I	I
Menilai & memutuskan (setuju/tolak)	I	R	R	I
Mengisi alasan penolakan (bila tolak)	I	R	R	I
Dukungan teknis/akses	I	I	I	R

R=Responsible, I=Informed

5. Prasyarat

1. Akun Pemohon, Validator 1, dan Validator 2 aktif serta berhak akses.

2. Kebijakan jenis cuti & kuota mengikuti peraturan internal.

3. Koneksi dan perangkat memadai.

---

6. Prosedur Operasional

6.1 Pengajuan oleh Pemohon

1. Buka Modul Kepegawaian → Operasional → Pengajuan → Cuti.

2. Isi data (jenis cuti, rentang tanggal, keterangan, lampiran bila perlu).

3. Kirim pengajuan.

6.2 Validasi Tahap 1 (Validator 1)

1. Buka Dashboard; cek notifikasi pengajuan cuti yang menunggu validasi.

2. Tinjau detail pengajuan.

3. Setujui atau Tolak:

   • Jika Setujui → sistem meneruskan ke Validator 2.

   • Jika Tolak → isi alasan penolakan, kemudian kirim keputusan.

6.3 Validasi Tahap 2 (Validator 2)

1. Terima notifikasi setelah persetujuan tahap 1.

2. Tinjau pengajuan, lalu Setujui atau Tolak (wajib menuliskan alasan jika menolak).

3. Keputusan tahap 2 menjadi status akhir pengajuan.

---

7. Flowchart Proses (dalam tabel)

Legenda: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→.

No	Kegiatan	Peran	Langkah Sistem	Waktu	Output	Ket.
1	Mulai	—	—	—	—	START
2	Buat & kirim pengajuan cuti	Pemohon	Operasional → Pengajuan → Cuti	±3–5 mnt	Draft terkirim	—
3	Terima notifikasi tahap 1	Validator 1	Notifikasi di Dashboard	Real-time	Tugas validasi	—
4	Keputusan 1	Validator 1	◇ Setujui?	±1–3 mnt	—	—
5a	Jika Setujui	Sistem → Validator 2	Kirim notifikasi tahap 2	Real-time	Lanjut tahap 2	—
5b	Jika Tolak	Validator 1	Isi alasan penolakan, kirim	±1–2 mnt	Status Ditolak	Selesai
6	Keputusan 2	Validator 2	◇ Setujui?	±1–3 mnt	—	—
7a	Jika Setujui	Sistem	Status = Disetujui	Otomatis	Selesai	—
7b	Jika Tolak	Validator 2	Isi alasan penolakan, kirim	±1–2 mnt	Status Ditolak	Selesai
8	Selesai	—	—	—	Status final	END

---

8. Kriteria Keberterimaan

• Pengajuan terkirim dari menu pengajuan cuti.

• Validator 1 menerima notifikasi dan memberi keputusan; jika disetujui, Validator 2 menerima notifikasi lanjutan.

• Alasan penolakan tercatat pada tiap penolakan (tahap 1/2).

• Status akhir pengajuan Disetujui atau Ditolak sesuai keputusan tahap 2.

9. Pengendalian & Audit

• Gunakan log/notifikasi untuk menelusuri waktu pengajuan dan keputusan setiap tahap.

• Simpan bukti keputusan (screenshot/rekaman aktivitas) bila diperlukan peninjauan.

10. Penanganan Kendala (Exception)

Masalah	Gejala	Penyebab Umum	Tindakan
Notifikasi tidak muncul	Validator tidak melihat tugas	Hak akses salah / halaman belum refresh	Periksa peran validator, refresh halaman, hubungi Admin SI bila perlu.
Tidak bisa kirim alasan tolak	Formulir gagal simpan	Kolom wajib belum diisi / sesi habis	Lengkapi kolom, ulangi kirim; jika gagal, kontak Admin SI.
Pemohon tidak menemukan menu	Navigasi tidak sesuai	Peran belum diaktifkan	Aktifkan jalur Operasional → Pengajuan → Cuti untuk pemohon.

11. SLA & Komunikasi

• Pengajuan oleh pemohon: H+0 (langsung saat kebutuhan muncul).

• Keputusan Validator 1: ≤ 1 hari kerja.

• Keputusan Validator 2 (jika diperlukan): ≤ 1 hari kerja setelah tahap 1.

• Pemberitahuan hasil ke pemohon: H+0 setelah keputusan akhir.

12. Rekaman Wajib

• Daftar pengajuan cuti berikut waktu pengajuan dan keputusan tiap tahap.

• Alasan penolakan (bila ada).

• Bukti komunikasi hasil keputusan kepada pemohon.

13. Riwayat Perubahan

• v1.0 (17-12-2024): Terbitan awal; menyatukan alur pengajuan dan validasi dua tahap dalam satu SOP.