SOP Absensi Kehadiran Pegawai/Dosen & Monitoring Kegiatan

Kode Dokumen: SOP-HR-ABS-01 Versi: 1.0 (12-11-2020) Tanggal Efektif: ((12-12-2020) Disusun oleh: Unit Kepegawaian/SDM Disetujui oleh: Pimpinan SDM/BAU

---

1) Tujuan

Menetapkan langkah baku absensi kehadiran pegawai/dosen (masuk & keluar) beserta monitoring rencana dan realisasi pekerjaan oleh admin melalui Modul Kepegawaian.

2) Ruang Lingkup

Berlaku untuk seluruh pegawai/dosen dan Admin Kepegawaian pada proses Absen Masuk, Absen Keluar, dan Monitoring Kegiatan di SEVIMA Platform.

3) Definisi

• Absen Masuk: Pencatatan kehadiran saat mulai bekerja; disertai foto, rencana pekerjaan, dan (jika perlu) unggah berkas.

• Absen Keluar: Pencatatan saat selesai bekerja; disertai foto dan realisasi pekerjaan.

• Monitoring Kegiatan: Fitur admin untuk meninjau Rencana (dari Absen Masuk) dan Realisasi (dari Absen Keluar) per pegawai.

4) Peran & Tanggung Jawab (RACI)

Aktivitas	Pegawai/Dosen	Atasan/Unit	Admin Kepegawaian	Admin SI/TI
Melakukan Absen Masuk & Keluar (foto, isian)	R	I	I	I
Menjaga akurasi rencana & realisasi	R	I	I	I
Memantau & mengekspor laporan Monitoring Kegiatan	I	C	R/A	I
Dukungan teknis (lokasi, kamera, akses)	I	I	I	R

R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed

5) Prasyarat

1. Izin lokasi (Location/Geotag) pada perangkat diizinkan (Allow) saat diminta.

2. Kamera perangkat berfungsi.

3. Akun pengguna aktif dan memiliki akses Modul Kepegawaian.

---

6) Prosedur Operasional

6.1 Absen Masuk (Pegawai/Dosen)

1. Login → buka Modul Kepegawaian (jika muncul permintaan akses lokasi, pilih Allow).

2. Klik Absen Masuk.

3. Ambil foto → klik Lanjut.

4. Isi Rencana Pekerjaan dan unggah berkas bila diminta → klik Absen Masuk.

5. Pastikan muncul notifikasi Absen Masuk Berhasil.

6.2 Absen Keluar (Pegawai/Dosen)

1. Klik Absen Keluar.

2. Ambil foto → klik Lanjut.

3. Isi Realisasi Pekerjaan dan data yang diperlukan → klik Absen Keluar.

4. Pastikan muncul notifikasi Absen Keluar Berhasil.

6.3 Monitoring Kegiatan (Admin Kepegawaian)

1. Buka Operasional → Monitoring Kegiatan.

2. Tinjau Rencana (dari Absen Masuk) dan Realisasi (dari Absen Keluar) per pegawai.

3. Lakukan tindak lanjut/rekap sesuai kebutuhan unit.

---

7) Flowchart Proses (di dalam SOP)

Legenda: ◯ Start/End · ▭ Proses · ◇ Keputusan · panah ↓/→.

7.1 Alur Absen Masuk & Keluar (Pegawai/Dosen)

No	Kegiatan	Peran	Langkah Sistem	Waktu	Output
1	Mulai	—	—	—	—
2	Login & buka Modul Kepegawaian	Pegawai/Dosen	Izinkan Location: Allow bila diminta	±1–2 mnt	Siap absen
3	Absen Masuk	Pegawai/Dosen	▭ Ambil foto → Lanjut → Isi Rencana → Absen Masuk	±2–5 mnt	Notifikasi “Berhasil”
4	Keputusan: Selesai kerja?	Pegawai/Dosen	◇	Bergantung	Jika belum → lanjut kerja
5	Absen Keluar	Pegawai/Dosen	▭ Ambil foto → Lanjut → Isi Realisasi → Absen Keluar	±2–5 mnt	Notifikasi “Berhasil”
6	Selesai	—	—	—	Status hadir terekam

7.2 Alur Monitoring Kegiatan (Admin)

No	Kegiatan	Peran	Langkah Sistem	Waktu	Output
1	Mulai	—	—	—	—
2	Buka Operasional → Monitoring Kegiatan	Admin Kepegawaian	Tampilkan data Rencana & Realisasi	±1–3 mnt	Daftar kegiatan
3	Tindak lanjut/rekap	Admin Kepegawaian	Ekspor/arsip sesuai kebutuhan	Variatif	Laporan/rekap
4	Selesai	—	—	—	Monitoring tuntas

---

8) Kriteria Keberterimaan

• Absen Masuk dan Absen Keluar menampilkan notifikasi berhasil.

• Foto berhasil diambil dan tersimpan pada masing-masing absensi.

• Rencana (Masuk) dan Realisasi (Keluar) terisi.

• Data tampil di Monitoring Kegiatan.

9) Pengendalian & Audit

• Lakukan pengecekan harian pada Monitoring Kegiatan.

• Arsipkan rekap mingguan/bulanan untuk keperluan audit SDM.

• Pastikan kebijakan privasi lokasi dipatuhi (izin lokasi hanya untuk keperluan absensi).

10) Penanganan Kendala (Exception)

Masalah	Gejala	Penyebab Umum	Tindakan
Tidak bisa absen (Masuk/Keluar)	Tombol gagal / tidak responsif	Izin lokasi/kamera ditolak atau koneksi tidak stabil	Aktifkan Location: Allow & kamera; stabilkan koneksi; coba ulang.
Foto tidak tersimpan	Gagal saat unggah foto	Izin kamera tidak aktif / cache penuh	Aktifkan izin kamera; kosongkan cache; coba ulang.
Rencana/Realisasi kosong	Isian terlewat	Pengguna tidak mengisi kolom	Lengkapi isian lalu simpan kembali absensi.
Monitoring tidak menampilkan data	Daftar kosong	Belum ada absensi hari itu / filter salah	Periksa filter tanggal/pegawai; verifikasi absensi sudah dilakukan.

11) SLA & Komunikasi

• Pengguna melakukan Absen Masuk saat mulai kerja dan Absen Keluar saat selesai kerja (tepat waktu).

• Admin Kepegawaian melakukan monitoring harian dan rekap mingguan.

12) Rekaman Wajib

• Log Absen Masuk/Keluar (timestamp, foto, rencana, realisasi).

• Rekap Monitoring Kegiatan per periode pelaporan.

13) Riwayat Perubahan

• v1.0 (12-11-2024): Terbitan awal berdasarkan panduan fitur Absensi & Monitoring Kegiatan pada Modul Kepegawaian