Validasi/persetujuan pengajuan cuti mahasiswa

Pengajuan cuti dapat dilakukan oleh mahasiswa secara mandiri tanpa harus bertemu dengan dosen wali dan kaprodinya. Oleh karena itu berikut langkah-langkah yang perlu disiapkan oleh Admin Akademik untuk melakukan setting pengajuan cuti oleh mahasiswa:

1) Admin login terlebih dahulu pada SIM Akademik, kemudian setting status cuti pada menu Data Pelengkap > Mahasiswa > Status Mahasiswa, lalu checklist kolom “Diajukan Mahasiwa”, hal ini agar status mahasiswa tersebut (cuti) dapat diajukan oleh mahasiwa.

2) Pastikan kaprodi telah dilakukan setting pada prodi yang telah ditentukan, pilih menu Data Pelengkap > Prodi, lalu klik Detail pada prodi yang dimaksud.

Note: Apabila pengajuan cuti dilakukan berjenjang, misalnya persetujuan cuti harus melewati persetujuan dosen wali sebelum disetujui oleh kaprodi, maka perlu ditentukan terlebih dahulu dosen wali untuk mahasiswa yang dimaksud.

3) Untuk validasi berjenjang, maka Admin perlu melakukan setting Hak Akses dosen dan kaprodi pada modul Administrasi Aplikasi pada menu Pengguna > Hak Akses, lalu pilih filter SIM Akademik untuk Aplikasi, sedangkan Dosen untuk Role-nya.

Scroll sampai menemukan "Berhenti Studi", lalu checklist "Validasi Dosen Pembimbing"

Note: Hal ini juga dilakukan untuk Role Kaprodi, yaitu perlu checklist "Validasi Kaprodi" pada hak aksesnya.

Berikut Tampilan dari sisi Mahasiswa jika hendak melakukan pengajuan cuti:

1) Mahasiswa login ke Siakad, kemudian pilih menu Profil > Berhenti Studi

2) Kemudian klik Tambah untuk mengajukan cuti.

3) Isikan data cuti yang akan diajukan. Untuk fill yang ditandai dengan bintang merah merupakan isian yang wajib diisi mahasiswa. Jika sudah, klik Simpan

Maka status, yang diperoleh pertama kali yaitu mahasiswa perlu divalidasi oleh Dosen Pembimbing.

==========================Dosen Pembimbing melakukan validasi =============================

1) Dosen Pembimbing login ke Siakad, masuk pada menu Perkuliahan > Berhenti Studi

2) Lalu, pilih filter Periode, Status, dan Program Studi. Jika sudah tampil mahasiswa yang mengajukan cuti, maka Aksi - Validasi (ikon centang biru)

Pada proses ini akan mengakibatkan status dari pengajuan cuti mahasiswa akan berubah menjadi "Proses Validasi Kaprodi", dikarenakan validasi yang disetting merupakan validasi berjenjang.

=================================Kaprodi melakukan validasi ============================= ===

1) Kaprodi login ke Siakad, masuk pada menu Perkuliahan > Berhenti Studi

2) Lalu, pilih filter Periode, Status, dan Program Studi. Jika sudah tampil mahasiswa yang mengajukan cuti, maka Aksi - Validasi (ikon centang biru)

Maka status mahasiswa sudah berubah menjadi Cuti. Admin dapat cek pada SIM Akademik melalui menu Portal > Mahasiswa, klik detail pada mahasiswa yang dimaksud

Video tutorial validasi pengajuan cuti mahasiswa oleh admin akademik: